10 einfachere als Sie denken Wege, heute auf die Cloud zu springen

Sie verwenden wahrscheinlich bereits "die Cloud" (dh gehen online), um einige Aspekte Ihres Geschäfts zu betreiben.

Doch wie Thomas Hansen, Vice President von Microsoft Worldwide SMB, erklärt, kann es, selbst wenn Sie von den Vorteilen der Cloud überzeugt sind, den Anstoß erschweren - oder mehr tun.

Er tritt dafür ein, inkrementelle Schritte zu unternehmen. Beginnen Sie klein. Dann machen Sie im Laufe der Zeit mehr.

Also dachte ich, ich würde auf dieser Idee aufbauen, indem ich zehn Dinge skizzierte, die Sie - ab heute - tun können, um in die Cloud zu springen oder Ihre Nutzung von Cloud-Anwendungen zu steigern. Wählen Sie einige dieser taktischen Schritte aus, um Zeit zu sparen, Ihr Geschäft effizienter zu gestalten und häufig Kosten zu senken:

1) Legen Sie Ihren Standardspeicherort für Dateien in der Cloud fest

Es ist eine Sache, über die zentrale Online-Dateispeicherung zu sprechen. Es ist jedoch eine ganz andere Sache, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter zusätzliche Schritte unternehmen müssen, um Dateien ständig auf Ihre Online-Cloud-Speicherplattform zu übertragen.

Denk darüber nach. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter zuerst auf einer lokalen Festplatte oder einem lokalen Gerät speichern, ist der Aufwand für das Umdrehen und Speichern dieser Dateien in Ihrem Cloud-Dateispeicher möglicherweise doppelt so hoch.

Sie können es jedoch einstellen und vergessen, so dass Sie keine zusätzlichen Schritte unternehmen müssen. Ihre wichtigen Unternehmensdateien werden dabei automatisch gesichert.

Konfigurieren Sie Ihre Computer einfach so, dass der Standardspeicherort der einzelnen Mitarbeiter zum Speichern von Dateien die bevorzugte Online-Speicherlösung des Unternehmens ist.

Wenn Sie beispielsweise Microsoft OneDrive als Cloud-Speicherlösung verwenden, können Sie dies unter Windows 8 einfach konfigurieren. Klicken Sie auf „PC Settings“ (PC-Einstellungen), und Sie sollten einen Menüpunkt für OneDrive sehen. Von dort aus können Sie auf die Schaltfläche Ein / Aus klicken, um OneDrive als Standardspeicherort für die Dateispeicherung festzulegen.

Oder suchen Sie online nach Anweisungen, wie Sie sie auf Ihrem Gerät auf die Plattform Ihrer Wahl ändern können. Es ist möglich, Cloud-Speicher für viele Geräte als Standardspeicherort festzulegen.

2) Setzen Sie auf tiefhängende Früchte: Cloud-basierte E-Mails und Dokumente

Ein weiterer logischer Ansatzpunkt ist die Einführung einer Cloud-basierten E-Mail- und Dokumentenplattform wie Office 365. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, lassen Sie mich Ihnen sagen, dass die geschäftlichen Vorteile ziemlich überzeugend sind.

Erstens hilft es bei der persönlichen Produktivität von Ihnen und Ihrem Team. Wenn Sie (wie ich!) Mehrere Geräte verwenden, können Sie auf alle Dokumente und E-Mails Ihres Büros zugreifen, unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden. Sie gehen zu einer Konferenz und nehmen Ihren Laptop oder Ihr Tablet mit? Mit einer Cloud-Produktivitätsplattform wie Office 365 haben Sie alles, was Sie brauchen, wenn Sie sich anmelden. Sie müssen nie mehr Dateien von USB-Sticks übertragen oder Geräte später synchronisieren.

Zweitens hilft es bei der Teamzusammenarbeit. In meinem Unternehmen arbeiten die meisten Teammitglieder fern von zu Hause aus. Trotzdem können wir immer noch auf Dateien und dieselben Tools zugreifen, indem wir uns einfach mit einem Browser oder einer mobilen App verbinden.

Beispielsweise verwenden wir weitgehend gemeinsame Kalender. Auf diese Weise können wir die Fristen des Unternehmens nachverfolgen, die mehrere Personen und Abteilungen betreffen oder einbeziehen, die Erinnerungen zentralisieren und die Verfügbarkeit der Termine auf einen Blick sehen.

Wir nutzen auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten - buchstäblich täglich. Wir halten Besprechungen per Telefonkonferenz oder Videokonferenz ab, und dann betrachtet und bearbeitet das Team ein einziges Dokument, während wir an der Konferenz teilnehmen. Oder wir nehmen Besprechungsnotizen zu einem zentralen gemeinsam genutzten Dokument. Das spart viel Zeit. Besprechungsnotizen müssen später nicht weitergeleitet werden. Wir müssen uns keine Gedanken darüber machen, welche Version des Dokuments die neueste ist, da wir alle dort sind, um dasselbe Dokument zu erstellen und zu bearbeiten.

Außerdem können Sie die Kosten monatlich verteilen. Es gibt keine großen Vorablizenzgebühren - es ist viel einfacher zu budgetieren und zu leisten.

3) Erstellen Sie ein zentrales Online-Archivierungssystem

Sobald Sie alle Daten in der Cloud gespeichert haben, benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, um herauszufinden, was für gemeinsame Dateien vorhanden ist.

Erstellen Sie dazu ein Online-Ablagesystem. Organisieren Sie die wachsende Anzahl von Dokumenten und Dateien, die Ihr Unternehmen täglich erstellt.

Verwenden Sie eine Reihe klar gekennzeichneter Ordner. Organisieren Sie Ihre Arbeit nach Projekten? Von Kunden Nach Abteilungen Erstellen Sie ein System, das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Mit einem unternehmensweiten Ablagesystem kann Ihr Team viele Stunden einsparen, die es sonst für die Suche nach Artikeln oder für das Duplizieren von Aufwand geben würde, da sie nichts finden können.

4) Kunden und Auftragnehmer dazu ermutigen, über die Cloud zu teilen

Wie oft senden Sie Dateien hin und her? Dann müssen Sie später E-Mails durchsuchen, um eine Datei zu finden, die Sie benötigen.

Sie sparen Zeit, indem Sie Dateien direkt über die Cloud freigeben.

Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, Dritte dazu zu zwingen, Ihre Cloud-Sharing-Plattform zu nutzen. Warum fragen Sie nicht? Geben Sie schnell die Vorteile an, z. B. „Wir möchten Dateien auf OneDrive [oder Dropbox oder einer anderen Plattform] gemeinsam nutzen und bearbeiten, da dies die Suche nach E-Mails spart. Könnte ich das dort mit dir teilen? "

Einige werden es nicht bequem machen, Dateien auf diese Weise freizugeben. Sie könnten überrascht sein, wenn Sie es als Option erwähnen.

5) Verwenden Sie elektronische Signatur-Apps

Senden oder empfangen Sie viele Dokumente, die Unterschriften benötigen? Wenn ja, verbringen Sie und Ihr Team wahrscheinlich viel Zeit mit dem Versenden von E-Mails, Drucken, Signieren, Scannen und Faxen - Sie kennen die Übung.

Hier ein Tipp: Schauen Sie sich Cloud-basierte elektronische Signatur-Apps an. Denken Sie, Hallo Zeichen oder DocuSign. Es gibt auch viele andere elektronische Signaturmöglichkeiten.

Sie sparen viel Zeit. Elektronische Signatur-Apps nehmen nicht nur einen gewissen Verschleppungsfaktor mit sich, da Sie ein Dokument sofort signieren können, auch wenn Sie unterwegs sind, anstatt zu warten, bis Sie sich in der Nähe des Druckers oder Faxgeräts befinden.

Sie nehmen auch viel Mühe mit umlaufenden Dokumenten zur Unterzeichnung. Sie leiten Dokumente zur Unterschrift an alle Beteiligten weiter und senden sogar Erinnerungen.

6) Erstellen Sie Digital Asset Libraries in der Cloud

Lassen Sie mich eine Frage stellen: Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Suche oder Weiterleitung von digitalen Unternehmensgütern?

Ich spreche von Ihrem Logo, dieser Broschüre, die Sie vor ein paar Jahren zur Messe mitgenommen haben, der Board-Präsentationsvorlage, die Sie letztes Jahr verwendet haben, Ihrem Formular für die leere Leistungsbeurteilung, offiziellen Unternehmensfotos, Executive-Bios, Pressemappen und anderen Assets.

Wenn Ihre Firma in etwa so ist wie meine, verbringen Sie zu viel Zeit damit, nach diesem Material zu suchen.

Erstellen Sie eine Bibliothek mit digitalen Assets. Richten Sie einen oder mehrere zentrale freigegebene Ordner auf Ihrer Cloud-Speicherplattform ein. Diese Assets stehen nun jedem in Ihrem Team zur Verfügung, der sie überall und jederzeit benötigt. Sie müssen nicht nach ihnen suchen oder jemanden stören, um sie zu finden.

7) Konvertieren Sie ein wichtiges Geschäftssystem in die Cloud

Sie müssen nicht alle Ihre Geschäftssysteme in Angriff nehmen und alles auf einmal in die Cloud verschieben. Beginnen Sie mit einem Blick auf Ihre drei wichtigsten Systeme. Dies können QuickBooks, Ihre Kontaktdatenbank und Ihr Bestandsverwaltungssystem sein.

Wenn Sie noch lokale oder Desktop-basierte Versionen dieser Systeme verwenden, sollten Sie die Vorteile von Cloud-basierten (Online-) Versionen bewerten. Mit Cloud-Versionen können Sie viel erreichen, wenn das gesamte Team auf Informationen zugreifen und besser zusammenarbeiten kann. Und Cloud-Systeme erleichtern die Übertragung von Daten von einem System auf ein anderes. Dadurch werden doppelte Dateneingaben und der Siloeffekt vermieden, wenn Informationen in einem System zusammengefasst werden.

Welche App liefert den größten Knall, wenn sie in die Cloud wechselt? Das ist die Frage, die Sie stellen müssen.

8) Bestehen Sie auf einem Cloud-aktualisierten Malware-Schutz für alle Mitarbeiter

Dies ist besonders bei Fernarbeitern wichtig.

Große Unternehmen verfügen normalerweise über eine Unternehmens-IT-Abteilung, die ein Unternehmensnetzwerk mit Sicherheitsvorkehrungen wie Malware-Schutz aufbaut.

Kleine Unternehmen verfügen jedoch möglicherweise nicht über ein Netzwerk.

Oder ein kleines Geschäftsteam arbeitet oft mit Leuten zusammen, die nicht in ihrem Netzwerk sind. Remote Worker können sich von zu Hause aus über die öffentliche Cloud mit ihren eigenen Geräten verbinden. Sie loggen sich einfach über das Internet ein.

Daher ist es wichtig, dass jeder, der auf Ihre Systeme oder Daten zugreift oder Dateien gemeinsam nutzt, den Malware-Schutz regelmäßig mit neuen Malware-Signaturen über die Cloud aktualisiert.

Microsoft bietet ein integriertes Windows Defender-Produkt für Desktops und Windows-basierte Geräte an - und das kostenlos. Stellen Sie sicher, dass es aktiviert ist. Oder haben Sie eine andere Malware-Schutzoption.

Wenn Windows 10 später in diesem Jahr auf den Markt kommt, werden über Windows Update integrierte Sicherheitsfunktionen hinzugefügt. Windows 10 bietet auch eine Option namens Windows Update for Business an. Dadurch erhalten IT-Administratoren einen schnelleren Zugriff auf Sicherheitsupdates und wichtige Korrekturen sowie die Kontrolle über die Bereitstellung von Updates. Wenn Sie beispielsweise über eine IT-Abteilung verfügen, kann diese Patches mit begrenzter Bandbreite an entfernte Standorte senden.

9) Installieren Sie ein Cloud-basiertes Telefonsystem

Erwägen Sie entweder einen VoIP-Telefondienst (Voice-over-IP) oder ein softwarebasiertes virtuelles Telefonvermittlungs- und Voicemail-System.

Mit Cloud-basierten Telefonsystemen erhalten Sie für Remote-Mitarbeiter den Zugriff auf ein zentrales Telefonsystem - und das zu sehr geringen Kosten. Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen mit Fernarbeitern oder für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten. Selbst wenn Teammitglieder ihre eigenen mobilen Geräte verwenden, können Sie jeden mit zentralen Nebenstellen und Voicemailboxen des Unternehmens verbinden.

Sie erhalten auch einen professionellen Eindruck in Form einer automatisierten Sprachansage.

Voicemail-Nachrichten können als Audiodateien per E-Mail weitergeleitet werden, um sie an andere Teammitglieder weiterzuleiten.

Sie erhalten auch Nutzungsstatistiken, mit denen Sie sehen können, wie Ihr Team das Telefon verwendet. Dies ist beispielsweise für die Verwaltung einer Kundendienstfunktion ideal.

10) Verwenden Sie Video-Meetings

Nutzen Sie virtuelle Meetings auch über Video umfassend. Wenn Sie sie bereits verwenden, ist das fantastisch - machen Sie mehr davon.

Video liefert die Auswirkungen der persönlichen Interaktion für Kunden und Absatzinteressenten, ohne die Kosten für persönliche Reisen.

Video-Meetings sind auch für das Team großartig. Menschen, die von zu Hause aus arbeiten oder sich in verschiedenen Büros befinden, fühlen sich möglicherweise isoliert. Dies kann demotivierend sein. E-Mail und Instant Messaging sind nützlich, sie können jedoch nicht die Stimme der Teammitglieder hören oder den Chef lächeln sehen. Durch das Video fühlen sich die Menschen eingeschlossen. Es erleichtert die Zusammenarbeit.

Viele kleine Unternehmen nutzen Skype, weil es kostenlos ist, und so viele nutzen es für persönliche Zwecke, so dass sie es bereits kennen. Für welche Konferenzlösung Sie sich auch entscheiden, tun Sie es einfach.

Ich hoffe, dass diese 10 Ideen Sie dazu anspornen, mehr mit der Cloud zu tun - oder bestätigen, dass Ihr Unternehmen in einem guten Zustand ist, wenn es um die Cloud geht.

Bewegen Sie sich nicht sofort mit all diesen Problemen auseinander. Einfach eins oder zwei auswählen - und loslegen.

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens nimmt Anita Campbell am Microsoft Small Business Ambassador-Programm teil.

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