10 Expertentipps zur Verwendung von Microsoft Teams für Ihr kleines Unternehmen

Microsoft Teams ist ein Kommunikationswerkzeug in Office 365, mit dem kleine Unternehmen auf einfache Weise mit Mitarbeitern kommunizieren und zusammenarbeiten können. Für diejenigen, die Microsoft Teams noch nicht eingesetzt haben, kann es hilfreich sein, wertvolle Tipps und Einblicke von Experten zu erhalten, um das Beste daraus zu machen.

Tipps für Microsoft-Teams

Simona Millham ist Microsoft zertifizierter Trainer und Trainer für die CBT-Nuggets der IT-Lernplattform. Sie teilte einige wertvolle Tipps, um Microsoft-Teams für kleine Unternehmen in einem E-Mail-Interview optimal zu nutzen.

Minimieren Sie die E-Mail-Kommunikation

Einer der größten Vorteile von Microsoft-Teams besteht darin, dass Unternehmen ihre gesamte Kommunikation an einem Ort organisieren können, anstatt sich auf lange E-Mail-Ketten zu verlassen, die leicht durch den Shuffle verloren gehen können. Wenn Sie also das Beste aus Microsoft Teams herausholen möchten, verwenden Sie es anstelle von E-Mail für interne Kommunikation und nicht zusätzlich dazu.

Millham sagt: „Wenn jemand eine E-Mail an das Team sendet und eine relativ triviale Frage stellt und jeder antwortet, generiert dies eine Menge E-Mails. Gespräche sind das Herzstück von Teams. So können Sie Threads auf einen Blick sehen und schnell reagieren, wenn dies relevant ist. “

Teilen Sie Gespräche mit neuen Teammitgliedern

Microsoft Teams können auch die Integration neuer Mitarbeiter erleichtern. Wenn Sie eine neue Einstellung vornehmen oder ein vorhandenes Teammitglied zu einem neuen Projekt hinzufügen, können Sie Konversationen aus diesem Thread oder Projekt mit ihnen teilen, sodass sie problemlos aufholen können, anstatt zahlreiche E-Mails weiterzuleiten oder umständliche Dokumente zu übergeben.

Bleib bei ein paar Gruppen

Mit Microsoft Teams können Sie verschiedene Gruppen in Ihrer Organisation festlegen, um Gespräche mit den relevanten Teammitgliedern zu führen. Gehen Sie jedoch nicht über Bord und erstellen Sie Gruppen für jede mögliche Kombination von Mitarbeitern. Überlegen Sie, wer am häufigsten bei Projekten zusammenarbeitet, und erstellen Sie nur die Gruppen, die sinnvoll sind, um nicht jeden mit unzähligen Möglichkeiten zu überfordern. Sie können später jederzeit weitere hinzufügen.

Habe für jede Gruppe ein Ziel

Wenn Sie sich nicht sicher sind, mit welchen Gruppen Sie beginnen möchten, überlegen Sie, was Sie für jede Gruppe erreichen möchten. Beispielsweise möchten Sie vielleicht eine Gruppe nur für das Top-Level-Management, an die Sie sich wenden, wenn Sie große strategische Entscheidungen treffen. Möglicherweise möchten Sie jedoch Gruppen nur für bestimmte Zwecke, z. B. IT-Unterstützung und Social Media-Marketing.

Gruppen hinzufügen, während Sie gehen

Von dort aus können Sie immer Gruppen hinzufügen, wenn bestimmte Projekte dies erfordern. Angenommen, Sie haben ein spezielles Kundenprojekt, an dem Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Erstellen Sie eine Gruppe, die nur für diese Instanz geeignet ist, damit diese Mitarbeiter nicht in einem allgemeineren Thread kommunizieren müssen.

Richten Sie die Audiokonferenz ein

Microsoft Teams bietet auch eine Audiokonferenzfunktion, mit der Sie Besprechungen in bestimmten Gruppen oder mit einem oder zwei Teammitgliedern abhalten können. Dies kann eine besonders nützliche Funktion sein, insbesondere wenn Sie einige Teammitglieder haben, die remote arbeiten. Sie können es auch verwenden, um über eine neue Gastzugriffsfunktion mit externen Clients zu kommunizieren.

Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie

Natürlich ist Microsoft Teams nicht das einzige Microsoft-Produkt, das Kommunikationsfunktionen wie Chat und Audioanrufe bietet. Millham warnt jedoch davor, sich bei der Verwendung der einzelnen verfügbaren Optionen nicht zu sehr darauf einzulassen. Erstellen Sie stattdessen einen bestimmten Plan, der beschreibt, in welchen Situationen Sie Microsoft Teams für die Kommunikation mit anderen Plattformen verwenden.

Millham erklärt: „Ich denke, eine der größten Herausforderungen besteht darin, den Geschäftsanwendern zu helfen, zu verstehen, welches Microsoft Office 365-Tool wann verwendet wird. Es gibt Überschneidungen zwischen den Funktionen von Teams, Yammer und Skype for Business, die für die Benutzer sehr verwirrend sind, und sie werden wahrscheinlich nur per E-Mail ohne Anleitung verwendet. Meine Empfehlung lautet also, dass das Unternehmen einige Zeit braucht, um zu überlegen, welche Tools für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens am besten geeignet sind - und dass einige Piloten mit unterschiedlichen Benutzergruppen betrieben werden und den Endbenutzern dann Anleitung und Bewusstsein geboten werden. “

Testen Sie Kommunikationsstrategien

Wie Millham bereits erwähnt hat, kann es von Vorteil sein, verschiedene Kommunikationsstrategien in Ihrem Unternehmen zu testen, um herauszufinden, was für Ihr Team am besten geeignet ist. Beispielsweise könnte es sinnvoll sein, Skype für Clientanrufe zu verwenden, wenn die meisten Ihrer Clients bereits Skype-IDs besitzen und sich nicht für den Gastzugriff bei Microsoft Teams anmelden möchten. Sie können sich jedoch der Einfachheit halber entscheiden, alle internen Anrufe in Teams aufzubewahren. Bleiben Sie einfach offen für die Eingaben Ihrer Mitarbeiter, damit Sie Ihren Plan auf Ihre Bedürfnisse optimieren können.

Bleiben Sie mit den neuen Funktionen auf dem Laufenden

Microsoft Teams ändert sich ständig und fügt neue Funktionen hinzu, von denen Ihr Team profitieren oder die Art und Weise ändern kann, in der Sie die Plattform verwenden. Beispielsweise ist Microsoft derzeit dabei, die Skype for Business-Funktionalität in Teams zu integrieren. Millham empfiehlt, die Dokumentation und praktische Anleitungen von Microsoft Teams zu lesen, um weitere Informationen und Updates zu Änderungen oder neuen Funktionen zu erhalten.

Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Sie die Microsoft-Teams optimal nutzen können. Dafür stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung. CBT-Nuggets bieten eine Option für die Schulung von Microsoft Teams.

Millham sagt: „Für Kleinunternehmer gibt es eine Übersicht über Ressourcen, die bei der Bereitstellung von Teams zu berücksichtigen sind und die Akzeptanz der Benutzer fördern. Für Mitarbeiter wird erläutert, wie Kanäle, Konversationen, Meetings, Dateifreigaben, Wikis und vieles mehr verwendet werden. “

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