10 Schlüssel für neue oder aktuelle Arbeitgeber zur Einstellung eines Mitarbeiters

Die Einstellung eines Mitarbeiters ist eines der wichtigsten Dinge, die ein Kleinunternehmer tun kann, aber nur wenige haben Erfahrung damit.

Nachfolgend finden Sie eine Liste, mit der Sie stets bessere Ergebnisse erzielen können. Wenn Sie neu eingestellt werden oder nur Familienangehörige haben, beginnen Sie hier:

Besorgen Sie sich eine Federal ID-Nummer

Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, können Sie einen CPA oder Anwalt bitten, sich bei der IRS für Sie zu registrieren. Aber es selbst zu machen ist ziemlich einfach. Das IRS ermöglicht eine Online-Bewerbung (klicken Sie hier, um eine Online-Bewerbung zu beantragen). Es ist eines der einfacheren Dinge, die der IRS eingerichtet hat. Sie müssen die Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre LLC oder Ihre Partnerschaft sowie den Monat und den Zustand, in dem sie gegründet wurden, kennen.

Zusätzlich muss mindestens eine Person ihre Sozialversicherungsnummer als verantwortliche Partei eingeben.

Schließlich müssen Sie wissen, wie Ihr Unternehmen besteuert wird (z. B. S-Corp.). Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Sie erhalten unmittelbar nach Abschluss des Antrags online eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) in Briefform. Wenn Sie möchten, steht auch ein Papierantrag zur Verfügung (Formular SS-4).

Betrachten Sie ein separates Prüfkonto

Es gibt zwei Hauptgründe, warum Sie dies tun möchten, bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen. Einer ist der Schutz vor Betrug. Ausnahmslos erhalten Ihre Mitarbeiter diese Nummer, und die Begrenzung des Kontos begrenzt den potenziellen Schaden. Bankbetrug, elektronischer Betrug und Scheckbetrug, nimmt zu. Die Kosten für ein separates Konto sind eine günstige Versicherung.

Der zweite Grund ist, Ihre Lohnsteuer zu trennen. Ihre Lohnsteuer auf dem aktuellen Stand zu halten, ist die Nummer eins, die Sie tun können, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Die IRS und der Staat spielen sich beim Sammeln dieser Steuern nicht gut. Ihre Strafen sind konfiszierend und sie werden versuchen, sie persönlich bei Ihnen abzuholen. Es ist am einfachsten, die Lohnsteuern bei jeder Lohnabrechnung auf ein separates Konto aufzuteilen.

Informieren Sie sich über die Anforderungen für die Personalabrechnung

Sie können die IRS-Anforderungen hier detailliert anzeigen, aber die meisten Geschäftsinhaber fallen in die vierteljährliche Dateikategorie für monatliche Löhne. Der IRS erhebt auch die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA), die in der Regel vierteljährlich fällig wird und jährlich gemeldet wird.

Schließlich müssen W2-Formulare bis zum 31. Januar des darauffolgenden Jahres an die Mitarbeiter abgegeben und bis Ende Februar bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden. Es ist eine gute Idee, die Informationen, die Sie das ganze Jahr über an die IRS gesendet haben, mit den W2 zu vereinbaren, die Sie an die SSA senden, da die IRS dies tun wird. Sie kommen normalerweise ein Jahr lang nicht dazu, also retten Sie sich die böse Überraschung.

Alle Zahlungen des Bundes müssen über das EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) erfolgen. Sie müssen sich registrieren. Warten Sie also nicht, bis die Zahlung fällig ist. Staaten haben im Allgemeinen ihre eigene Einkommensteuer sowie die Arbeitslosensteuer. Zusätzlich erheben einige Städte eine Einkommenssteuer. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre staatlichen und lokalen Anforderungen überprüfen. Hier ist ein guter Anfang.

All das klingt ein wenig überwältigend? Genau. Aus diesem Grund lagern rund 60 Prozent der Kleinunternehmer die Lohnabwicklung aus. Es ist viel billiger als das Verspätungsgeld.

Arbeiter Entschädigung

Dies ist von Staat zu Staat unterschiedlich. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass wenn Sie bereits Angestellte (einschließlich Familienangehörige) haben oder einen Mitarbeiter einstellen möchten, eine Arbeitnehmerentschädigung erforderlich ist. Arbeitnehmerentlohnungssysteme sind eingerichtet, um medizinische Kosten und Schäden für bei der Arbeit verletzte Arbeitnehmer zu zahlen. Dies ist wiederum von Staat zu Staat unterschiedlich, aber wenn Sie keine Arbeitnehmerentschädigung bei sich haben, werden Sie vom Staat mit einer Geldstrafe belegt, auch wenn niemand verletzt wurde. Hier finden Sie eine Liste der Websites der einzelnen Bundesstaaten zur Vergütung von Arbeitnehmern.

Erstellen Sie ein New Hire Packet

Obwohl Sie möglicherweise nur ein oder zwei Mitarbeiter pro Jahr einstellen, werden die Dokumente an einem Ort sichergestellt, sodass Sie nichts verpassen, wenn Sie dies tun.

Für jeden Mitarbeiter benötigen Sie ein IRS-Formular W-4 und ein UCIS-Formular I-9. Zu den optionalen Artikeln, die je nach Arbeitgeber variieren können, gehören: Beschäftigungsantrag (siehe unten), Angebotsschreiben (siehe unten), Hintergrund-Check-Release (siehe unten), Drogentest-Release (siehe unten), Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs, Formulare für die Leistungserbringung (z. B. Versicherung, 401k), Direkteinzahlungsberechtigungsformular, Betriebsausrüstungsvertrag.

Hat Ihr Unternehmen bereits Mitarbeiter? Dann sollten Sie diese hilfreichen Tipps lesen:

Wann zu mieten

Die meisten Kleinunternehmer, mit denen ich zu tun hatte, stellen keine Mitarbeiter mit einem Plan ein.

Genau wie Sie einen Marketingplan oder einen Finanzplan haben, sollte ein Unternehmer mindestens einen Grundmiet- oder Personalplan haben. Beginnen Sie mit einem grundlegenden Organigramm für Ihr vorhandenes Team (auch wenn dies nur vier Personen sind). Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihres allgemeinen Geschäftsplans, wo Sie in den nächsten zwei Jahren Personen hinzufügen müssen, und fügen Sie diese als "ausstehend" zu Ihrem Organigramm hinzu. Verknüpfen Sie diese ausstehenden Einstellungen mit einem Auslöser, z. B. der Anzahl der Kunden oder dem Umsatz. Dies macht die Entscheidung rational und nicht nur auf temporäre Ereignisse reaktionär.

Wen zu mieten

Ich bin ein großer Befürworter des Buches "Who" von Geoff Smart und Randy Street. Bevor Sie die Einstellung eines Mitarbeiters in Betracht ziehen, müssen Sie tatsächlich entscheiden, wen Sie benötigen.

Smart und Street schlagen vor, eine Scorecard für die Position zu schreiben, die die Mission des Mitarbeiters, seine Ergebnisse und die erforderlichen Fähigkeiten beschreibt. Dies ist ein kritischer Schritt, der nicht übersprungen werden sollte. Die Einstellung der falschen Person ist schlimmer als überhaupt keine Einstellung. Smart and Street skizziert auch einen hervorragenden Interviewprozess, der Ihnen dauerhaft bessere Ergebnisse liefert.

Bewerbung

Verwenden Sie eine Anwendung für alle. Dazu gehören auch aktuelle Mitarbeiter, die sich möglicherweise bewerben. Eine konsistente Dokumentation hält Sie von Diskriminierungsfällen fern.

Im Idealfall enthält die Anwendung Releases für Hintergrundrecherchen. Drittanbieter für Hintergrundprüfungen benötigen jedoch häufig eigene Formulare. Es gibt einige Fragen, die Sie nicht stellen können. Verwenden Sie daher am besten ein Formular, das von jemandem mit HR-Erfahrung in Ihrem Bundesstaat geprüft wurde. Klicken Sie hier für Beispielformulare. Wenn Ihre Branche oder Situation ungewöhnlich oder kompliziert ist oder Sie zusätzliche Sicherheit wünschen, wenden Sie sich an einen örtlichen Anwalt.

Hintergrundkontrollen

In der Regel überprüfen kleine Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht im Hintergrund, es sei denn, dies ist wie bei einem Transportunternehmen erforderlich. Hintergrundprüfungen sind jedoch eine günstige Versicherung.

Wir hatten einen verurteilten Schwerverbrecher, der sich bewirbt und eine Hintergrundprüfung durchführt. Sie hörte auf, bevor die Ergebnisse zurückkamen. Ich hatte keine Ahnung, was in ihrem Kopf vorging, aber es hat uns viele Schmerzen erspart.

Es ist keine schlechte Idee, es zu Ihren Richtlinien zu machen, regelmäßig Überprüfungen des Hintergrunds durchzuführen, wie dies jedes Jahr für alle Mitarbeiter der Fall ist.

Verweise

Wenn Sie bei der Einstellung eines Mitarbeiters nach ihnen fragen, überprüfen Sie sie. Viele Besitzer gehen davon aus, dass ein Bewerber keinen schlechten Hinweis vorlegt, und im Allgemeinen haben sie Recht. Manchmal tun sie dies jedoch, und Sie können überprüfen, ob sie über die Fähigkeiten verfügen, die Sie in der Scorecard-Entwicklung gefunden haben.

Referenzen können auch Aufschluss über Dinge geben, die nicht im Bewerbungsgespräch aufgegriffen wurden.

Drogentest

Viele Eigentümer haben aus Sicherheitsgründen eine Drogentestrichtlinie für Antragsteller und derzeitige Mitarbeiter. Aber es ist im Allgemeinen keine schlechte Politik.

Der Schlüssel ist wieder die konsequente Anwendung der Richtlinie. Im Allgemeinen ist es am besten, alle Personen einzubeziehen, um Diskriminierungsansprüchen vorzubeugen. Obwohl es offensichtlich erscheint, müssen Sie sich an Ihre Richtlinien halten. Keine Ausnahmen!

Einige Geschäftsinhaber mögen keine Richtlinien und sagen: "Dies ist ein kleines Unternehmen, und die Richtlinien sind nicht notwendig." Schließlich geraten Sie in eine schlimme Situation. Eine Politik macht die Entscheidung einfach.

Fähigkeiten testen

Sie haben die erforderlichen Fähigkeiten anhand der Scorecard ermittelt. Sie haben den Kandidaten und seine Referenzen interviewt. Es scheint, dass der Antragsteller das richtige Zeug hat.

Nehmen Sie die Vermutungsarbeit aus der Gleichung heraus: Testen Sie die Fähigkeiten, die Sie können. Es gibt viele Online-Quellen, um die Fähigkeiten eines Bewerbers kostengünstig zu beurteilen, von der Software über das Telefonieren bis hin zum Kundendienst. Wenn es sich um eine technische Fertigkeit handelt, ziehen Sie eine Zertifizierung eines Drittanbieters in Betracht. Viele Organisationen bieten ihren Mitgliedern Zertifizierungen an (Buchhaltung, Verwaltungsassistent) oder wenden sich an Ihre örtliche Berufsschule.

Wenn Sie auf einen Kandidaten eingestellt sind, dem jedoch die Zertifizierung fehlt, stellen Sie ihn für eine Probezeit ein, um ihm die Zeit zu geben, sie zu erhalten.

Angebotsschreiben

Normalerweise ist dies eine einfache Sache, kann jedoch die Straße runterkommen. Ein ordnungsgemäßes Angebotsschreiben muss die Stellenbeschreibung, das Startdatum, den Entgeltsatz, die Leistungen und ihren Beschäftigungsstatus enthalten oder enthalten. Geben Sie an, ob ein Mitarbeiter als "nach Belieben" betrachtet wird, wenn diese Gesetze in Ihrem Bundesstaat gelten.

Es ist nicht notwendig, alle Mitarbeiterleistungen aufzulisten, sondern das Mitarbeiterhandbuch zu referenzieren (und sicherstellen, dass sie eine gesonderte Bestätigung unterschreiben, dass sie sie erhalten haben, und sie lesen). In der Regel haben die meisten Kleinunternehmer „nach Belieben“ Angestellte und keine garantierte Beschäftigungsdauer.

Fordern Sie den Mitarbeiter auf, das Angebotsschreiben positiv zu unterzeichnen, wobei er die Bedingungen des Schreibens positiv akzeptiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie etwas in das Angebotsschreiben aufnehmen möchten, wenden Sie sich an einen örtlichen Rechtsanwalt, der Erfahrung in Beschäftigungsfragen hat.

Kultur

Von Kleinunternehmern wird oft übersehen, ob ein Kandidat zu Ihrer Unternehmenskultur passt.

Ich habe viele Mitarbeiter gesehen, die mit allen erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen auf einer Scorecard übereinstimmten, die nicht funktionierten, weil sie nicht mit dem vorhandenen Team zusammenarbeiten konnten. Eines der besten Tools, die ich gefunden habe, ist der Kolbe-Index. Dies misst das konative Denken einer Person (dh Ihre Bauchreaktion).

Ich persönlich fand es von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, zu bestimmen, ob jemand für eine Position geeignet ist, und dass jeder besser kommunizieren und zusammenarbeiten kann. Nehmen Sie die Bewertung selbst vor und sehen Sie, ob sie nichts Interessantes enthüllt.

New Hire Reporting

Alle Arbeitgeber müssen spätestens 20 Tage nach Einstellung eines Arbeitnehmers neue Einstellungen an ihren Staat melden.

Die optionale Berichterstattung umfasst die Überprüfung der Sozialversicherungsnummer bei der Sozialversicherungsverwaltung. Wenn die SSA die Sozialversicherungsnummer nicht mit dem Namen abgleichen kann, erhalten Sie in der Regel einen Brief, in dem Sie zur Bestätigung aufgefordert werden. Es gibt keine Strafe für den Arbeitgeber. Es ist nur ein Ärger.

Ein weiteres optionales Programm ist die elektronische Überprüfung der auf dem Formular I-9 gesammelten Informationen bei den US-Kunden und der Einwanderungsbehörde. Dieses Programm, e-Verify genannt, ist ab 2015 freiwillig.

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