10 Alte neue Regeln für Geschäfts-E-Mails

Was denken Sie: Unterschätzen wir alle die Bedeutung von E-Mail? Vielleicht weil es durch Spam verloren geht oder durch alternative Kanäle in Twitter, LinkedIn und Facebook? Eine kluge Person hat mich kürzlich daran erinnert, dass E-Mail das Rückgrat von Social Media ist.

In einem kürzlich veröffentlichten Beitrag zur Geschäftsetikette im American Express OPEN Forum schrieb der Kleinunternehmensexperte Steve Strauss:

„E-Mail ist heute die vorherrschende Form der Geschäftskommunikation und sollte als solche behandelt werden. Einige einheitliche Richtlinien helfen jedem dabei, auf dem richtigen Weg zu bleiben. “

Ich sage, dass selbst mit dem „e“ davor immer noch Post ist. Es ist Ihre Geschäftskommunikation. Es ist nicht nur Verkauf. Und wenn wir in schnelle und unachtsame Textkommunikation eintauchen, bedeutet das nicht, dass wir unsere eigenen E-Mails nicht beachten sollten. Und wenn Sie es tun - und sich dem stellen, dann tun Sie es richtig. Ich denke, meine Liste hier ist nichts, was wir nicht alle schon wissen, aber wir brauchen vielleicht die Erinnerungen. Ich hoffe das hilft:

1. Halte es kurz . Wir sind alle beschäftigt. Die meisten von uns überfliegen unsere E-Mails, suchen nach den wichtigsten Punkten und versuchen, sie schnell zu nutzen. Ich habe noch nie etwas geschrieben, was nicht nützlich war, wenn man es auf die Hälfte schneidet.

2. Machen Sie aus der Betreffzeile eine Zusammenfassung . Dies scheint offensichtlich, aber scannen Sie Ihre eigenen E-Mails und Sie werden feststellen, dass die meisten Betreffzeilen bestenfalls zufällig sind. Wir haben Threads, die wie Schneebälle wachsen, die an den Betreff der ersten Nachricht angehängt werden, ein Betreff, der längst geändert wurde. Wir haben aufkommende Themen wie Schlagzeilen, die versuchen, uns dazu zu bringen, weiter zu lesen. Hören Sie sich nicht wie ein Spammer an. Beschreiben Sie Ihre Nachricht in Ihrer Betreffzeile.

3. Beginnen Sie und enden Sie mit "Sie". Dies ist eine der Grundlagen des Schreibens von Geschäftsbriefen: Wenden Sie sich an das Eigeninteresse Ihres Lesers. Beginne deinen ersten Absatz mit dem Wort „Du“ und füge etwas wie „Du hast mich gefragt

”Oder“ du wolltest

"Oder" Sie haben erwähnt "oder" Sie brauchen. "Beginnen Sie Ihren letzten Absatz erneut mit" Sie "und betonen Sie, was Ihr Leser damit bringt, das zu tun, was Sie fragen.

4. Nur ein Thema pro Nachricht . Sie werden feststellen, dass Ihre tatsächlichen Ergebnisse von E-Mails deutlich steigen, wenn Sie Ihre E-Mails in eine einzige Nachricht für jedes Thema aufteilen. Diese zusätzlichen Nachrichten, die Sie gerne hinzufügen möchten, gehen viel eher verloren. Brechen Sie die Nachrichten auf.

5. Verwenden Sie einen geeigneten Ton . Sei vorsichtig und stimme mit dem Ton. Sarkasmus, Parodie und Ironie lassen sich nur schwer in kalten, harten Schwarzweißtext setzen. Töne werden sehr leicht missverstanden. Schreiben Sie niemals eine E-Mail, die möglicherweise falsch interpretiert und an jemanden außerhalb des Kontextes weitergeleitet wird. Schreiben Sie niemals eine E-Mail, die bei Zitaten peinlich wäre.

6. Senden Sie keine zusätzlichen Kopien. Es ist eine Nachricht, kein Archiv oder Tresor. Wir alle hassen diese zusätzlichen Kopien des Deckblatts, die überall in der E-Mail an alle weitergeleitet werden, die Sie eines Tages vage beschuldigen könnten, etwas nicht gesendet oder etwas erledigt oder nachgegangen worden zu sein. Senden Sie Ihre E-Mail an die Personen, für die sie bestimmt ist, und an niemanden sonst.

7. Rechtschreibung und Grammatik beachten . Verwenden Sie mindestens eine Rechtschreibprüfung, erkennen Sie dabei aber auch, dass die Rechtschreibprüfung keine auffällig schlechten Fehler auffängt. Verwenden Sie „dort“ zum Beispiel für „ihr“ oder die sehr häufige Verwirrung von Apostrophen und Plural, als ob jedes Pluralwort einen Apostroph benötigt. Versuchen Sie diese Google-Suche oder meinen persönlichen Favoriten, 10 häufige Rechtschreibfehler bei oatmeal.com. Diese Fehler wirken sich auf Ihre Kommunikation aus, was ein großes Stück Spinat, das sich in Ihren Zähnen verfangen hat, auf Ihr Lächeln auswirkt.

8. Denken Sie daran, dass es nicht privat ist . Ihre Unternehmens-E-Mail gehört dem Unternehmen, und Ihre persönliche E-Mail kann vor Gericht abgerufen werden. Leute, die wollen und wissen, können in E-Mails schnüffeln. Schreiben Sie niemals etwas in die E-Mail, das Ihnen oder Ihrem Empfänger peinlich ist, unangemessen, bigottiert, illegal oder dumm ist.

9. E-Mail ist nicht für Argumente . Wütende Worte sind nicht biologisch abbaubar. Streite niemals in E-Mails. Gehen Sie den Flur entlang oder setzen Sie sich ans Telefon. Ich habe es selbst auf die harte Tour gelernt und dachte, mein brillanter Umgang mit der englischen Sprache könnte einen Punkt besser machen als ich es mit altmodischen Gesprächen könnte. Das tut es nie. Eine E-Mail gewinnt fast nie einen Punkt oder stoppt ein Argument. Es macht fast immer alles schlechter, nicht besser.

10. Achte auf diese Fäden . Die meisten unserer E-Mail-Software erstellt lange E-Mails, wie Kinder Schneebälle bauen, die bergab rollen. Jede neue E-Mail wird unten im Thread gesammelt. Gibt es jemanden, der nicht einmal zu spät in Bestürzung begriffen hat, dass Sie versehentlich einen langen Thread per E-Mail verschickt haben, der zu viele Informationen oder einen peinlichen Kommentar über jemanden auf dem Weg enthält. Hassen Sie es nicht, wenn das passiert? Abgesehen von diesem Problem gibt es nur eine Überfüllung nutzloser Informationen, da jede neue E-Mail im Thread alle vorherigen E-Mails enthält. Denken Sie daran, wie viel Schlamm wir durch die Pipeline schicken. Muss jeder in jeder E-Mail an alles erinnert werden, was in allen verwandten E-Mails gesagt wurde?

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