10 Fehler bei der Gehaltsabrechnung, die Ihr kleines Unternehmen vermeiden muss

Durch die Einbindung von Mitarbeitern kann Ihr Unternehmen funktionieren und wachsen. Aber dies bringt Ihnen die Verantwortung des Arbeitgebers auf die Schulter. Wenn Sie diese Pflichten nicht erfüllen, kann dies Strafen nach sich ziehen, und wenn Sie die Chancen nicht nutzen, können Sie Steuern kosten. Beides kann Ihren Gewinn negativ beeinflussen. Hier sind 10 Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Payroll Fehler zu vermeiden

Comp-Zeit geben

Wenn Ihre nicht freigestellten Mitarbeiter (in der Regel stundenweise Beschäftigte) mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche arbeiten, schulden Sie ihnen eineinhalb Stunden. Sie können diese Verpflichtung nicht umgehen, indem Sie ihnen Comp-Time geben (damit die geleisteten Überstunden abgebaut werden können). Dies verstößt gegen das Federal Fair Labor Standards Act (FLSA).

Arbeiter falsch klassifizieren

Wenn Ihre Arbeitnehmer Ihre Angestellten sind, müssen Sie Lohn- und Steuervergünstigungen zahlen. Sie können diese Steuern nicht vermeiden, indem Sie Arbeiter als unabhängige Auftragnehmer bezeichnen, wenn sie tatsächlich Angestellte sind. Dies kann zu schwerwiegenden Steuerbelastungen sowie Strafen anderer Bundes- und Landesbehörden führen. Überprüfen Sie die IRS-Richtlinien zur Klassifizierung von Arbeitnehmern.

Verzögern des letzten Gehalts

Wenn Sie einen Arbeitnehmer kündigen oder kündigen, schulden Sie eine Abschlusszahlung. Während das Bundesgesetz nicht verlangt, dass Sie den Arbeitnehmer sofort bezahlen, kann dies gesetzlich zulässig sein. Überprüfen Sie die Regeln in Ihrem Bundesstaat. Ein Verstoß gegen diese Regeln kann Strafen oder sogar rechtliche Schritte nach sich ziehen.

Reise- und Unterhaltungskosten im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans erstatten

Wenn Sie den Angestellten die Reise- oder Unterhaltskosten für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens erstatten, erheben Sie möglicherweise unnötige Lohnsteuern, wenn Sie die Rückerstattung nicht ordnungsgemäß veranlassen. Wenn sie lediglich eine Rückerstattung verlangen und Sie zahlen, ist die Erstattung für sie steuerpflichtig und unterliegt der Lohnsteuer. Wenn Sie jedoch einen "rechenschaftspflichtigen Plan" annehmen, ist die Erstattung für sie nicht steuerpflichtig und Sie schulden keine Lohnsteuer. Sie ziehen die T & E-Kosten ab. Für einen verantwortlichen Plan müssen Sie den IRS-Richtlinien folgen.

Gläubiger vor der Regierung bezahlen

Wenn Sie sich in einer Krise befinden, stellen Sie sicher, dass der IRS ganz oben auf Ihrer Liste steht. Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Vermieter oder andere Gläubiger zu zahlen, anstatt zuerst Lohnsteuern zu zahlen, können Sie für alle ausstehenden Steuern persönlich haften, selbst wenn Ihr Unternehmen eine Aktiengesellschaft oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist. Machen Sie die Lohnsteuer zu einer Priorität, damit Sie keine Sanktionsstrafe für den Treuhandfonds auslösen.

Abgabe von Abrechnungspflichten

Während einige kleine Unternehmen intern abrechnen, lassen andere Außenstehende - Buchhalter, Buchhalter, Lohnbuchhaltungsgesellschaften und professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs) - die Abrechnung von Quellensteuern, das Hinterlegen von Steuern und das Einreichen von Lohnsteuererklärungen erledigen. Normalerweise klappt das gut, aber es gibt einige schlechte Leute, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, und Sie bekommen Probleme. Warum? Weil Sie als Arbeitgeber für alle diese Gehaltsabrechnungen verantwortlich sind. Es liegt an Ihnen, die Aktivitäten in Ihrem Namen zu überwachen. Die IRS verfügt über eine Liste zertifizierter PEOs, dh Unternehmen, die die von IRS festgelegten Standards erfüllen. Die Auflistung wird regelmäßig aktualisiert.

Arbeitslosenansprüche ignorieren

Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, kann er eine Arbeitslosenentschädigung beantragen. Wenn die Abreise freiwillig ist oder der Arbeitnehmer wegen schwerwiegender Verfehlungen gekündigt wurde (z. B. sexuelle Belästigung eines Arbeitnehmers, Beruhigung am Arbeitsplatz, Diebstahl des Unternehmens), hat er keinen Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung. Wenn Sie falsche Forderungen nicht anfechten, zahlen Sie möglicherweise unnötig höhere staatliche Arbeitslosensteuern. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staat darüber, wie Sie den fehlerhaften Leistungsanspruch eines Arbeitnehmers anfechten.

Schlechter Rekordhalter sein

Nach dem Gesetz müssen Sie die Lohnbuchhaltung führen und unter bestimmten Umständen dem IRS zur Verfügung stellen. Normalerweise müssen Sie mindestens vier Jahre lang Aufzeichnungen führen. Diese Aufzeichnungen umfassen Arbeitszeitnachweise oder andere Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden, Aufwandsabrechnungen, Kopien von W-2 und I-9, Unfallberichte und andere relevante Informationen zur Abrechnung.

Fehler beim Ausfüllen von Formular 8850 durch neue Mitarbeiter

Sie können einem neuen Mitarbeiter nicht entnehmen, ob er zu einer Zielgruppe gehört, die Sie dazu berechtigt, die Arbeitsgelegenheit zu beanspruchen. Lassen Sie jeden neuen Mitarbeiter das Formular 8850, ein IRS-Formular, ausfüllen. Es wird verwendet, um Arbeiter für Zwecke des Kredits vorzuprüfen. Das Formular muss spätestens am 28. Kalendertag nach dem Datum, an dem das Mitglied einer Zielgruppe für Sie tätig wird, bei Ihrer Arbeitsschutzbehörde (SESA) eingereicht werden. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie die Arbeitsgelegenheit nicht in Anspruch nehmen, auch wenn Sie sonst einen Anspruch darauf hätten.

Fehlende Beschäftigungsposter

Sie müssen Poster für bestimmte Bundes- und Landesarbeitsgesetze ausstellen. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie bestraft werden. Die Menge hängt von der Art des Posters ab, das angezeigt werden muss. Finden Sie die erforderlichen Poster für das Bundesamt im DOL's Poster Advisor. Ihre staatliche Arbeitsabteilung kann Ihnen sagen, welche Poster für das staatliche Gesetz verwendet werden sollen. Zahlen Sie keine Fremdfirma für sie. Laden Sie die erforderlichen Poster von Regierungswebsites herunter.

Gehaltsabrechnung

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