10 Sicherheitsmaßnahmen, die Sie mit externen Mitarbeitern ergreifen sollten

Fast vier Millionen Arbeiter in den USA arbeiten mindestens zur Hälfte mit Telearbeit. Das bedeutet, dass sich die Unternehmen auf eine zunehmend mobile Belegschaft einstellen müssen.

Dies bietet zwar viel Flexibilität für Mitarbeiter und Kosteneinsparungen für Unternehmen, kann jedoch zu einer Reihe von Sicherheitsfragen führen.

Amr Ibrahim ist ein Berater für Remote Workforce und CEO des Cloud-basierten Telekommunikationsunternehmens ULTATEL. Im Laufe der Jahre hat er viele Unternehmen mit Sicherheitsmaßnahmen auf mehreren Ebenen zu kämpfen gehabt. In einem Telefoninterview sagte er: „Wenn es um Sicherheit geht, gibt es ein paar verschiedene Perspektiven, aus denen man sich ansprechen kann. Sie müssen sicher im Umgang mit Ihren Kunden sein, damit Sie diese wertvollen Beziehungen nicht verlieren. Außerdem gibt es die traditionellere Version der Sicherheit, mit der Ihre Daten vor Hackern und anderen Bedrohungen geschützt werden. Diese beiden Bereiche sind unterschiedlich, aber für ein Unternehmen immer noch sehr wichtig. “

Sicherheitsmaßnahmen für Remote Worker

Hier finden Sie einige Tipps zum Beheben all dieser verschiedenen Sicherheitsprobleme, wenn Sie Teammitglieder aus einem Remote- oder Multi-Standort-Team haben.

Richten Sie Richtlinien ein

Ihr Team arbeitet möglicherweise nicht alle im selben Raum. Sie können jedoch immer noch Arbeitsplatzregeln festlegen, denen sie folgen sollen. Möglicherweise verfügen Sie über eine Richtlinie, die die Verwendung des öffentlichen WLANs für die Verbindung zum Netzwerk Ihres Unternehmens verhindert. Oder Sie benötigen für alle Konten sichere Kennwörter oder Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ermitteln Sie die Bedrohungen, die Ihr Unternehmen am meisten plagen, und erstellen Sie Richtlinien, die Ihrem Team helfen, sie so weit wie möglich zu vermeiden.

VPN-Verbindungen erforderlich

Eine Richtlinie, die für alle Unternehmen eine gute Idee ist, ist die Verwendung eines VPN (Virtual Private Network) für die Verbindung zu Unternehmensnetzwerken. Hacker können Verbindungen über WLAN herstellen, was für Unternehmen, die nicht alle Geräte physisch an ein Netzwerk angeschlossen haben, ein wichtiges Anliegen ist. Ein VPN kann diese Risiken also erheblich reduzieren.

Training anbieten

Es reicht nicht aus, nur Richtlinien zu haben und zu hoffen, dass Ihr Team diese befolgt. Sie müssen ihnen auch genau zeigen, wie das geht. Erklären Sie beispielsweise, was Sie als starkes Kennwort betrachten, oder führen Sie die Mitarbeiter genau durch, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die von Ihrem Unternehmen verwendeten Apps eingerichtet wird.

Investieren Sie in ein Cloud-basiertes Telefonsystem

Auf der anderen Seite des Sicherheitsspektrums können Remote-Mitarbeiter, die über ihre eigenen Telefone mit Kunden verbunden sind, möglicherweise die Kosten Ihrer Unternehmenskunden verursachen. Zunächst haben Sie keinen Zugriff auf die Anrufaktivität. Daher können Sie die Effektivität Ihrer Vertriebs- oder Servicestrategien nicht messen. Zweitens könnten Kunden, die sich an die Arbeit mit einem bestimmten Verkäufer oder Vertriebsmitarbeiter gewöhnen, letztendlich eher anrufen als Ihre Geschäftsnummer, was Sie immer dann verletzt, wenn sich ein Mitarbeiter weiterbewegt.

Ibrahim sagt: „Wenn Sie ein Telefonsystem in der Cloud haben, können alle Ihre Remote-Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit mehreren Standorten dasselbe Telefonsystem von jedem Gerät aus verwenden, sei es ein Tischtelefon oder eine App auf ihrem Smartphone oder Laptop oder PC. Wenn sie telefonieren, wird die Anrufer-ID des Kunden weiterhin Ihre geschäftliche Telefonnummer anzeigen. So kann Ihr Team von unterwegs aus telefonieren und Geschäfte tätigen, aber es bleibt noch alles in Ihrem Unternehmen. “

Wechseln Sie zu Cloud Storage

In ähnlicher Weise können die schriftlichen Nachrichten und Dokumente, die Sie für die Zusammenarbeit verwenden, auch in die Cloud übertragen werden. Auf diese Weise können Sie alle Interaktionen mit Kunden klar erkennen und verwalten und gleichzeitig die Sicherheitsrichtlinien des Teams durchsetzen.

Untersuchen Sie alle Cloud-Tools

Wählen Sie jedoch nicht nur Cloud-Tools für Ihre Remote-Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie die Sicherheitsmerkmale der einzelnen Geräte untersuchen. Stellen Sie fest, ob sie über sichere APIs, Multi-Faktor-Authentifizierung oder eine andere Art von Schutz verfügen, bevor Sie vertrauliche Informationen über diese Systeme freigeben.

Stellen Sie sicher, dass die Kommunikationstools der Branche entsprechen

In einigen Branchen, wie der Medizin- und Rechtsbranche, gibt es auch strikte Compliance-Fragen. In diesen Fällen sollten Sie nach Tools suchen, mit denen Sie bestimmte Berechtigungen für bestimmte Anrufe, Nachrichten oder Dokumente festlegen können. So können Sie verhindern, dass versehentlich geschützte Kundendaten mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens gemeinsam genutzt werden.

Geräte verschlüsseln

Wenn Sie Ihrem Team Laptops oder Mobiltelefone für die Arbeit zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass diese verschlüsselt sind. Die Verschlüsselung verschlüsselt grundsätzlich die Daten auf dem Gerät, sodass Hacker nur schwer darauf zugreifen können. Dies ist keine vollkommen kugelsichere Lösung, kann jedoch Unternehmen, die ihre Mitarbeiter während des Arbeitstages nicht persönlich überwachen können, ein wenig Ruhe bieten.

Aktivieren Sie automatische Updates

Wenn Sie die neueste Software auf Ihren Geräten installiert haben, haben Sie Zugriff auf Sicherheitspatches und andere Funktionen, die zum Schutz Ihrer Daten hilfreich sind. Wenn Sie Zugriff auf die Geräte Ihres Teams haben, richten Sie sie so ein, dass sie automatisch aktualisiert werden, sobald eine neue Version verfügbar ist.

Mitarbeiter über Passwortsicherheit erinnern

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter über bewährte Sicherheitsmethoden wie das regelmäßige Aktualisieren von Kennwörtern Bescheid wissen, kann es leicht sein, den Alltag zu vergessen. Eine regelmäßige E-Mail- oder Schulungssitzung kann eine dringend benötigte Erinnerung sein, an die sich jeder nur eine Minute Zeit lässt, um die Sicherheit zu erhöhen.

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