10 Schritte zur Organisation der besten Unternehmenskonferenz oder Zusammenkunft

Die Planung einer Unternehmenskonferenz kann Ihre Karriere und Ihre Sichtbarkeit verbessern. Sie kann den Umsatz und die Moral des Unternehmens je nach Zweck stärken.

Konferenzen sind jedoch komplex und können in der Planung schwierig sein. Eine überzeugende Agenda und gute Redner sind ein Muss. Aber auch das Essen, bequeme Sitze und eine Vielzahl von Elementen hinter den Kulissen. Denken Sie an eine Klimaanlage. Hitze. Morgen Kaffee.

Eine Konferenz, die nicht gut geplant ist, kann Ihre Karriere wie ein Ballon beeinflussen. Wenn die Referenten die Teilnehmer nicht beeindrucken oder wenn Ihnen das Essen ausgeht, kann über Monate später darüber gesprochen werden

und Sie könnten die Schuld schultern oder zumindest teilen.

Planen Sie also Ihre Firmenkonferenz gründlich. Überlassen Sie nichts dem Zufall. Hier sind 10 Veranstaltungsplanungstipps für den Erfolg.

Erste Schritte der Konferenzplanung

Entscheiden Sie sich für einen klaren Zweck

Erfolgreiche Konferenzen haben einen klaren Zweck (PDF). Müssen Sie den Außendienst motivieren? Ein neues Produkt einführen? Beteiligen Sie sich an Teambuilding-Aktivitäten? Bringen Sie getrennte geografische Regionen zusammen? Der Zweck bestimmt einen Großteil der restlichen Konferenz: ihre Größe, ihre Referenten und die Tagesordnung.

Brainstorming einer Wunschliste

Sobald Sie einen bestimmenden Zweck haben, beginnen Sie mit dem Brainstorming. Was würden Sie - und das Sitzungskomitee, wenn es eines gibt - am liebsten sehen? Möchten Sie dynamische und bekannte Sprecher einbinden? Möchten Sie Plenarsitzungen, bei denen sich die gesamte Gruppe der Teilnehmer versammelt, um Sprecher zu hören? Oder benötigen Sie eine Reihe von Breakout-Sessions zu mehreren Themen? Was ist mit dem Tagungsort? Sollte es in der Nähe der Firma sein? In einem für Teilnehmer in den USA und in Übersee günstigen Bereich?

Erstellen Sie ein Budget

Sobald Sie einen Zweck und eine Wunschliste haben, legen Sie Ihr Budget fest. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Kategorien angeben. Richten Sie für jedes Objekt auf Ihrer Wunschliste eine Werbebuchung ein.

Benötigen Sie bezahlte Sprecher? Werden die Mahlzeiten Teil des Treffens sein? Wie wäre es mit dem Veranstaltungsort? Welche Art von Konferenzräumen benötigen Sie? In Plenarsitzungsräumen müssen möglicherweise mehrere hundert Personen untergebracht werden, in Besprechungsräumen nur etwa 20 Personen. Wenden Sie Anbieter an, um gedrucktes oder webbasiertes Material zu erstellen? Informationen zu Besprechungen?

Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie benötigen und wie viel jedes Element ungefähr kostet. Beginnen Sie dann mit der Suche nach einem Ort, an dem alles Platz findet. Suchen Sie nach Tagungsorten, die flexible Tagungspauschalen anbieten und für Ihre Anforderungen bestens gerüstet sind.

Geben Sie die Wunschliste und das Budget ein

Wenn Sie Ihre Wunschliste und das Budget zusammengestellt haben, kann eines von zwei Dingen passieren. Erstens: Ihr verfügbares Budget und die Wunschliste stimmen überein! Sie können jetzt die Planungsphase ernsthaft beginnen.

Wenn das Budget für Ihre Wunschliste-Konferenz nicht ausreicht, überarbeiten Sie den Plan so, dass er in Ihr Budget passt. Wenn Sie beispielsweise acht Breakout-Sitzungen für zwei Tage geplant haben, optimieren Sie die Sitzung in vier Sitzungen an einem Tag. Wenn die von Ihnen gewünschten Referenten teure Gebühren verlangen, suchen Sie nach einem ebenso guten, der sich mit Ihrem Unternehmen für weniger Geld oder Pro-Bono unterhält.

Verfügbare Termine suchen

Der Planungszeitraum einer Konferenz muss mindestens ein Jahr und vorzugsweise mehr betragen. Warum? Weil Meetings eine Vielzahl von Logistik haben. Sie benötigen einen Veranstaltungsort, Anbieter und Referenten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. Wenn Ihr Planungszeitraum weniger als ein Jahr beträgt, kann die Verfügbarkeit eines oder mehrerer dieser Elemente eingeschränkt sein.

Sie müssen eine Zeltstange in Form eines Datums platzieren, bevor die Planung abgeschlossen ist. Es ist jedoch eine gute Idee, Verfügbarkeitstermine für 1) Standorte zu ermitteln, an denen sich die Anzahl der Personen und die Art des Meetings, die Sie möchten, 2) bekannte Referenten und 3) Anbieter finden lassen. Wenn Sie die Verfügbarkeitsdaten festgelegt haben, entscheiden Sie sich für die Besprechungsdaten.

Der Gummi trifft die Straße: Konferenzplanung in Earnest

Sie können jetzt mit der Planung der Konferenz beginnen!

Buchen Sie den Veranstaltungsort

Legen Sie Verpflichtungen für den Ort fest, an dem die Konferenz stattfinden soll. Wenn der Veranstaltungsort für die Zubereitung und das Servieren von Besprechungsessen verantwortlich ist, legen Sie auch Verpflichtungen für diese fest.

Stellen Sie die Lautsprecher und Verkäufer ein

Treffen Sie Vorkehrungen mit beliebigen Referenten. Senden Sie ihnen Datum, Uhrzeit und anderes Material. Stellen Sie alle Verkäufer ein, die Sie benötigen.

Entwickeln Sie die Agenda

Vielleicht haben Sie ein gutes Gespür dafür, wie die Agenda bei den ersten Brainstorming-Sitzungen aussieht. Oder Sie müssen sich an diesem Punkt Punkt für Punkt hinsetzen und aufstellen. Die Entwicklung einer festen Agenda sollte sofort beginnen, sobald der Termin für die Konferenz feststeht.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung in Umlauf bringen, damit alle relevanten Parteien sie gesehen und dazu beigetragen haben, bevor sie fertiggestellt ist.

Veröffentlichen Sie die Konferenz

Alle Meetings, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, sollten veröffentlicht werden. Wenn die Teilnahme obligatorisch ist - beispielsweise ein motivierendes Meeting für die Vertriebsmitarbeiter -, wird die Öffentlichkeit die Teilnehmer begeistern und ihnen mitteilen, worum es bei dem Meeting geht. Wenn dies nicht zwingend ist - Einführung eines neuen Produkts, damit Mitarbeiter teilnehmen können oder nicht -, kann Öffentlichkeitsarbeit Gründe für die Teilnahme geben.

Die Öffentlichkeitsarbeit sollte Gründe dafür liefern, dass das Treffen für die Teilnehmer von Vorteil ist. Nutzen Sie es auch als Informationskanal, um die Leute über die Daten, die Tagesordnung, den Veranstaltungsort und die umliegenden Sehenswürdigkeiten zu informieren.

Entscheiden Sie, wie die Werbemethoden aussehen sollen. Webseite? Regelmäßig E-Mail-Nachrichten? Flyer und Broschüren? Eine Geschichte im Unternehmensnewsletter? Eine Mischung aus all dem?

Bewerten Sie die Konferenz

Dieser Schritt nach der Konferenz wird manchmal übersprungen. Es sollte nicht sein. Sie benötigen ein konkretes und messbares Feedback zur Konferenz für die Teilnehmer. Ein kurzer Fragebogen mit der Frage, welche Teilnehmer von der Konferenz gewonnen wurden, ist eine gute Idee. Gehen Sie hier zu Ihrem Zweck zurück. Wenn der Zweck die Außendienstmitarbeiter motivierte, was waren sie zum Mitnehmen? Haben die Teilnehmer bei einer Produkteinführung wertvolle Informationen über das Produkt erhalten? Fanden sie sich während des Treffens wohl? Fanden sie es für ihre Karriere wertvoll?

Konferenzplanung ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Sichtbarkeit und Ihr Profil innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Da die Konferenzplanung komplex ist, muss sie mit einem Gesamtplan und bestimmten Schritten zur Ausführung behandelt werden. Diese 10 Tipps werden Sie für eine denkwürdige Konferenz einrichten.

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