Die 10 Schritte des Beschaffungszyklus

Das Management eines Unternehmens muss die Kunst verstehen, Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Der Beschaffungszyklus folgt bestimmten Schritten zur Ermittlung einer Anforderung oder eines Bedarfs des Unternehmens bis zum letzten Schritt der Produkt- oder Vertragsvergabe. Ein verantwortungsbewusster Umgang mit öffentlichen Mitteln und Unternehmensmitteln ist für den Umgang mit diesem notwendigen Prozess unerlässlich, egal ob in starken oder schwachen wirtschaftlichen Märkten. Eine bewährte schrittweise Vorgehensweise hilft dem Management, seine Ziele erfolgreich zu erreichen.

Schritt 1: Anerkennung erforderlich

Das Unternehmen muss wissen, dass es ein neues Produkt benötigt, sei es aus internen oder externen Quellen. Bei dem Produkt muss es sich um ein neues Produkt handeln, oder es muss sich um einen neuen Artikel für das Unternehmen handeln.

Schritt 2: Spezifischer Bedarf

Das richtige Produkt ist entscheidend für das Unternehmen. In einigen Branchen gibt es Normen, um die Festlegung von Spezifikationen zu unterstützen. Teilenummern helfen, diese für einige Unternehmen zu identifizieren. Andere Branchen haben keinen Bezugspunkt. Möglicherweise hat das Unternehmen das Produkt in der Vergangenheit bestellt. Ist dies nicht der Fall, muss das Unternehmen das erforderliche Produkt mithilfe von Kennzeichnungen wie Farbe oder Gewicht angeben.

Schritt 3: Quelloptionen

Das Unternehmen muss bestimmen, wo das Produkt bezogen werden kann. Das Unternehmen verfügt möglicherweise über eine genehmigte Lieferantenliste. Andernfalls muss das Unternehmen mithilfe von Kaufaufträgen nach einem Lieferanten suchen oder eine Vielzahl anderer Quellen wie Zeitschriften, das Internet oder Vertriebsmitarbeiter recherchieren. Das Unternehmen qualifiziert die Lieferanten, um das beste Produkt für das Unternehmen zu ermitteln.

Schritt 4: Preis und Bedingungen

Das Unternehmen wird alle relevanten Informationen untersuchen, um den besten Preis und die besten Bedingungen für das Produkt zu ermitteln. Dies hängt davon ab, ob das Unternehmen Rohstoffe (leicht verfügbare Produkte) oder spezielle Materialien benötigt. Normalerweise sucht das Unternehmen drei Lieferanten, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft.

Schritt 5: Bestellung

Die Bestellung dient zum Kauf von Materialien zwischen Käufer und Verkäufer. Sie definiert insbesondere den Preis, die Spezifikationen und Bedingungen des Produkts oder der Dienstleistung sowie etwaige zusätzliche Verpflichtungen.

Schritt 6: Lieferung

Die Bestellung muss in der Regel per Fax, Post, persönlich, per E-Mail oder auf andere elektronische Weise übermittelt werden. In den Einkaufsbelegen wird manchmal die spezifische Liefermethode angegeben. Der Empfänger bestätigt dann den Erhalt der Bestellung. Beide Parteien bewahren eine Kopie auf.

Schritt 7: Beschleunigen

Die Expedition der Bestellung befasst sich mit der Aktualität der Dienstleistung oder des gelieferten Materials. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu Verzögerungen kommt. Zu den am häufigsten genannten Problemen gehören Zahlungstermine, Lieferzeiten und der Abschluss der Arbeiten.

Schritt 8: Erhalt und Prüfung von Einkäufen

Sobald das sendende Unternehmen das Produkt liefert, akzeptiert der Empfänger die Artikel oder lehnt sie ab. Die Annahme der Artikel verpflichtet das Unternehmen zur Bezahlung.

Schritt 9: Rechnungsfreigabe und Zahlung

Wenn eine Rechnung angefordert wird, müssen drei Dokumente übereinstimmen - die Rechnung selbst, der Empfangsbeleg und die ursprüngliche Bestellung. Die Zustimmung zu diesen Unterlagen liefert eine Bestätigung sowohl vom Empfänger als auch vom Lieferanten. Alle Unstimmigkeiten müssen behoben werden, bevor der Empfänger die Rechnung bezahlt. In der Regel erfolgt die Zahlung in Form von Bargeld, Schecks, Überweisungen, Kreditbriefen oder anderen elektronischen Überweisungen.

Schritt 10: Wartung aufzeichnen

Bei Audits muss das Unternehmen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen. Dazu gehören Kaufunterlagen zur Überprüfung von Steuerinformationen und Bestellungen zur Bestätigung von Garantieinformationen. Kaufunterlagen beziehen sich auch auf zukünftige Einkäufe.

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