10 Zeitverschwendungsaufgaben, die Sie in 30 Minuten oder weniger automatisieren können

Zeit ist für die Unternehmer eines der wertvollsten Güter. Da jedoch so viel Zeit auf Ihrer To-Do-Liste verschwendet wird, müssen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit übernehmen, sonst wird sie die Kontrolle übernehmen. Zum Glück kann Technologie helfen.

Hier sind 10 übliche Zeitverschwendungsaufgaben, die automatisiert werden müssen, um Zeit zu sparen:

E-Mails sortieren

Bevor Sie mit der Beantwortung von E-Mails beginnen, hilft es bei der Organisation. Eine der effizientesten Maßnahmen, die Sie durchführen können, ist die Verwendung der Funktionen zum Kennzeichnen, Markieren und / oder Ordnen in Ihrem E-Mail-Programm. Auf diese Weise können Sie wichtige E-Mails zuerst und weniger wichtige später bearbeiten (oder vielleicht auch nie). Es hilft Ihnen auch, E-Mails aus Gründen der Effizienz zu "stapeln".

Beispielsweise können einige Nachrichten eine sofortige Antwort erfordern, während andere warten können. Oder möchten Sie sich auf E-Mails konzentrieren, die sich jeweils auf ein bestimmtes Projekt beziehen. Diese Situationen sind perfekt für gekennzeichnete Ordner.

E-Mail-Plattformen wie Google Mail können E-Mails gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln automatisch in Ordnern sortieren. Wöchentliche Newsletter können beispielsweise in einem Ordner gespeichert werden. E-Mails von Kunden können an einen Prioritätsordner gesendet oder als "wichtig" gekennzeichnet werden.

Antworten auf E-Mails

Sobald es Zeit ist, auf E-Mails zu antworten, gibt es wahrscheinlich einige Antworten, die gleich oder zumindest ähnlich sind. Sie können beispielsweise ähnliche Antworten auf Anfragen von potenziellen Kunden oder der Öffentlichkeit senden.

In diesen Fällen können Sie viel Zeit sparen, indem Sie in Google Mail gespeicherte Antworten oder in Outlook E-Mail-Vorlagen verwenden.

Posting in Social Media

Persönliches Engagement in Social Media ist wichtig - und Sie sollten es nicht überspringen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie jedes einzelne Element manuell ausführen müssen.

Wenn Sie allgemeine Updates, Links oder ähnliche Inhalte veröffentlichen, können Sie durch das Planen von Apps wie Buffer und Hootsuite Zeit sparen, indem Sie die Veröffentlichung von Posts planen, die während der gesamten Woche live geschaltet werden. Anstatt zwischen Websites und Apps hin und her zu wechseln, verwalten Sie alles von einem Dashboard aus.

Blogging-Plattformen wie WordPress und E-Commerce-Sites wie Etsy bieten auch Optionen, um automatisch neue Links oder Produkte auf Social-Media-Sites zu posten.

Wenn Sie es vorziehen, Inhalte von Drittanbietern für Ihre Follower zu kurieren, können Sie einen Dienst wie 99 US-Dollar aus sozialen Quellen verwenden und Inhalte gemäß Ihren Anweisungen in Ihren Sozialkonten veröffentlichen. Das befreit Sie für die Arbeit an der sozialen Strategie und nicht für die Details der Ausführung.

Termine einplanen

Sind Sie schon einmal hin und her gegangen, um Termine mit mehreren vielbeschäftigten Leuten zu vereinbaren - die sich schwer tun, ein Datum und eine Uhrzeit zu finden, die für alle Kalender geeignet sind ? Es kann frustrierend sein.

Wenn Sie viele Termine planen, könnten Sie jedes Jahr Stunden damit verbringen, diese Aufgabe zu verschwenden. Warum implementieren Sie stattdessen nicht eine Online-Zeitplanungs-App wie ScheduleOnce?

Sie verbinden einfach Ihren vorhandenen Kalender mit der App. Eine gute Zeitplanungs-App lässt sich mit gängigen Kalendern wie Outlook und Google-Kalendern integrieren. Laden Sie dann Dritte dazu ein, online zu gehen, um zu erfahren, was in Ihrem Zeitplan verfügbar ist, und wählen Sie die für sie passenden Termine und Zeiten aus.

Einige kluge Leute fügen sogar einen Link zu ihrem Online-Kalender direkt in ihre E-Mail-Signaturen ein - ein weiterer Schritt aus dem Prozess.

Sie vermeiden Zeit zu verschwenden und E-Mails zu vergleichen. Das Planen von Besprechungen war nie so einfach wie mit einer Terminplanungs-App.

Senden von wiederkehrenden Rechnungen

Wenn Sie Kunden oder Kunden jeden Monat den gleichen Betrag in Rechnung stellen, lässt sich dies leicht automatisieren. Einige Buchhaltungssoftware wie Xero kann so eingerichtet werden, dass regelmäßig wiederkehrende Rechnungen erstellt und per E-Mail versendet werden. Einige Systeme senden auch Nacherinnerungen, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird.

Oder Sie haben Kunden für wiederkehrende Kreditkartenabrechnungsvereinbarungen, beispielsweise für Abonnements. Verwenden Sie in diesem Fall so etwas wie Freshbooks oder PayPal, um die Karte des Kunden jeden Monat zu belasten.

Bedauerlicherweise sind viele kleine Unternehmen bei der Versendung und Nachverfolgung von Rechnungen nachlässig. Die Automatisierung spart natürlich Zeit. Es macht auch weniger wahrscheinlich, dass diese wichtige Aufgabe durch die Risse fällt.

Automatisieren von Website-Verkehrsberichten

Eine der besten Möglichkeiten, um zu lernen, wie mehr Website-Traffic angezogen wird, besteht darin, den vorhandenen Traffic besser zu verstehen. Sie müssen wissen, was heute funktioniert - und was nicht. Mit anderen Worten: Sie müssen einen guten Überblick darüber haben, wonach Besucher suchen, wie sie auf Ihre Website gelangen und was sie tun, wenn sie erst einmal dort sind. Es ist wichtig, dies regelmäßig zu überprüfen, um zu messen, ob Sie Fortschritte erzielen.

Das Durchsuchen riesiger Mengen an Google Analytics-Daten erfordert jedoch Zeit. Und Sie könnten zögern.

Nehmen Sie sich stattdessen einmal Zeit, um Berichte über Schlüsselstatistiken einzurichten. Lassen Sie diese Berichte dann einmal pro Woche per E-Mail an Sie und / oder andere Personen in Ihrem Team senden. Sie können sie als PDF oder als CSV-Tabelle versenden.

Diese wiederkehrenden Google Analytics-Verkehrsberichte sparen auf lange Sicht enorm viel Zeit. Anstatt das Google Analytics-Dashboard aufzurufen und die Daten manuell zu durchsuchen (wenn Sie sich daran erinnern!), Erhalten Sie wöchentlich einen Bericht, den Sie schnell in Teammeetings einsehen oder abdecken können.

Umgang mit der Kundensupportkommunikation

Kleine Unternehmen neigen dazu, einen Punkt zu erreichen, an dem der Umgang mit Kundenproblemen über regelmäßige E-Mails unhandlich wird. Am Ende werden Informationen aus E-Mails in andere Softwaresysteme kopiert und eingefügt, z. B. in Ihr Auftragserfassungssystem oder Ihre Kontaktdatenbank.

Schlimmer noch, wichtige Nachrichten werden im Posteingang eines Mitarbeiters vergraben. Andere im Unternehmen haben keine Sichtbarkeit, es sei denn, Sie erinnern sich daran, Kollegen manuell per E-Mail zu senden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Helpdesk-Software wie Groove kann ein Lebensretter sein. Helpdesk- oder Ticketsysteme bringen Kundenkommunikation an einen zentralen Ort und informieren automatisch alle richtigen Teammitglieder.

Dann gehen Sie noch besser: Verwenden Sie ein Tool wie Zapier, um die Kommunikation des Kundensupports mit anderen von Ihnen verwendeten Systemen zu integrieren. Verwenden Sie Zapier, um eine Mitteilung an Ihre Buchhaltungssoftware zu senden (z. B. um die Kontaktinformationen des Kunden zu aktualisieren). Oder senden Sie es an Ihr Projektverwaltungssystem (z. B. wenn eine spezielle Kontoführung erforderlich ist).

Durch die Integration mit anderen Systemen vermeiden Sie doppelte Dateneingaben oder, schlimmer noch, die Zeit, die durch Verwirrung und Fehler verschwendet wird.

Automatisieren von Follow-Up-Marketing-E-Mails

Marketing-Automatisierungsprogramme wie Infusionsoft können kleinen Teams dabei helfen, Einfluss zu gewinnen. Sie können Marketingkampagnen mit einer Reihe von Kommunikationen für jeden Schritt einrichten.

Angenommen, ein Interessent kommt auf Ihre Website und füllt ein Formular aus, um Ihr kostenloses Whitepaper herunterzuladen. Sie können eine Reihe von Follow-up-Mitteilungen senden, um diesen Lead zu pflegen - ohne dass Sie jedes Mal manuell E-Mails initiieren müssen. Das ist eine Hebelwirkung!

Online-Formulare ausfüllen

Wenn Sie sich für eine neue Online-Plattform, einen neuen Service, einen neuen Newsletter oder etwas registrieren möchten, für das eine Registrierung erforderlich ist, füllen Sie wahrscheinlich ein Formular aus. Hier ein Formular auszufüllen oder es ist keine große Sache. Aber zusammen ergeben sie eine der zeitraubenden Aufgaben in Ihrem Leben.

Softwareprogramme wie Roboform können diese Formulare automatisch ausfüllen. Sie müssen nicht immer und immer wieder dieselben Informationen eingeben.

Sichern Sie Ihre Daten

Ihre Daten sind eines der wichtigsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Deshalb sind regelmäßige Backups so wichtig. Aber die Leute vergessen oder nehmen sich einfach nicht die Zeit, diese Aufgabe regelmäßig zu erledigen.

Cloud-basierte Dienste wie Carbonite und Dropbox bieten Lösungen, mit denen Ihre Dateien automatisch in der Cloud gesichert werden.

Mit Google Drive und Microsoft OneDrive können Sie festlegen, dass alle Ihre Dokumente standardmäßig automatisch in der Cloud gespeichert werden. Sie können automatische Sicherungen auch lokal über Windows oder Apple Time Machine einrichten.

Automatisieren Sie diese 10 Zeitverschwendungsaufgaben und finden Sie 10 weitere zum Automatisieren. Ein paar Minuten, die hier und da frei geworden sind, summieren sich schließlich zu Stunden. In diesen Stunden können Sie sich zurücklehnen und das Leben genießen.

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