10 Möglichkeiten, eine Flut von E-Mails an einem Tag zu beantworten

Die meisten Kleinunternehmer sind in E-Mails begraben. Dies ist entmutigend, da sie die wichtigen nicht immer beantworten können. Geschäftsetiketten schlagen vor, dass jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden sollte.

Wenn Nachrichten länger als unbeantwortet bleiben, kann dies tiefgreifende negative Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehungen haben. Der Absender ist besorgt, dass die E-Mail nicht empfangen wurde oder ein "Nein" eine negative Antwort bedeutet. In vielen Fällen bedeutet dies keines dieser Dinge.

Eine korrekte E-Mail-Etikette ist von entscheidender Bedeutung, da das geschäftliche Vermögen mit den wirtschaftlichen Zeiten steigt und fällt. Sie treffen auf dem Weg nach oben dieselben Leute wie auf dem Weg nach unten. Mit anderen Worten, heute brauchen Sie etwas von mir und morgen brauche ich etwas von Ihnen. Wenn ich Ihre E-Mail nie zurückgegeben habe, als Sie mich brauchten, was wird Ihrer Meinung nach passieren, wenn die Rollen vertauscht werden?

10 Möglichkeiten, eine Flut von E-Mails an einem Tag zu beantworten

Hier erfahren Sie, wie Sie jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantworten, insbesondere an einem anstrengenden Tag.

1. Verwenden Sie Auto-Responder

Richten Sie eine automatische Antwort von Ihrem E-Mail-System ein, um die Absender darüber zu informieren, wie lange es durchschnittlich dauert, bis Sie auf E-Mails antworten. Durch das Festlegen dieser Erwartung weiß der Absender, dass seine E-Mail empfangen wurde und ungefähr wann er von Ihnen hören wird. Der Schlüssel ist, dass Sie sich bei der Beantwortung an den versprochenen Zeitrahmen halten.

2. Sei kurz

Antworten Sie nicht mit einem Roman oder etwas, das in einem persönlichen Telefonat oder in einem persönlichen Gespräch gesagt werden sollte. Wenn Sie Antworten auf einige Wörter oder einen einzelnen Satz beibehalten, dauert dies weniger Zeit. Denken Sie daran, dass es schwieriger wird, lange E-Mail-Antworten auf Smartphones zu lesen.

3. Fragen Sie nach nummerierten Fragen

Dies macht es viel einfacher zu antworten, wo Sie die Fragen aus den E-Mails kopieren und jeweils kurz darauf antworten können.

4. Fristen

Suchen Sie nach einem Zeitrahmen, in dem eine Antwort erwartet wird. Legen Sie anschließend ein Datum für diesen Termin fest, um die Antwort zu diesem Zeitpunkt zu berücksichtigen. Platzieren Sie E-Mails in bestimmten Ordnern für verschiedene Kategorien oder Kunden.

5. Ich habe es später

Wenn Sie jetzt keine Zeit haben, darauf zu antworten. Geben Sie "Verstanden, wird antworten" ein. Dies kann sogar als Abkürzung mit wenigen Strichen auf Ihrem Desktop- oder Handheld-Gerät eingerichtet werden. Diese Textexpander können viel Zeit sparen. Dann legen Sie ein Follow-up fest, damit Sie später antworten können.

6. Nicht zum Chaos hinzufügen

Vergiss alle zu antworten. Dies fügt nur eine weitere E-Mail hinzu, die jemand anderes lesen kann.

7. Ärger fernhalten

Antworte niemals, wenn du verrückt bist. Es verbrennt viel Energie und kann unbeabsichtigte negative Folgen haben. Wenn Sie sich ausdrücken müssen, geben Sie eine Antwort an sich selbst ein und lesen Sie diese 24 Stunden später, bevor Sie sie an den beabsichtigten Empfänger senden. Telefongespräche oder persönliche Gespräche sind immer produktiver als verärgerte E-Mails.

8. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen

Stellen Sie bestimmte Zeiten während des Tages ein, in denen Sie sich tatsächlich darauf konzentrieren können, E-Mails ohne Multitasking zu beantworten. Sie werden viel mehr erreichen und effektiv sein.

9. Verwenden Sie Regeln und Ordner

Richten Sie Regeln in Ihrem E-Mail-System ein, sodass bestimmte E-Mails mit bestimmten Titeln in speziellen Ordnern abgelegt werden, sodass Sie diese zuerst oder innerhalb eines festgelegten Zeitraums überprüfen können. Dadurch wird verhindert, dass Sie einen monolithischen Posteingang betrachten, was überwältigend sein kann.

10. Zeitplan für die Zukunft

Viele E-Mail-Programme lassen Sie für die Zukunft planen. Beantworten Sie es jetzt und lassen Sie das System es später senden.

Durch eine effektive und zeitnahe Kommunikation ist es immer der beste Weg, das für Ihren Geschäftserfolg benötigte Beziehungskapital aufzubauen und Ihnen zu helfen, eine Flut von E-Mails an einem Tag zu beantworten.

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