10 Möglichkeiten, wie digitale Signaturen die Vertragsunterzeichnung ändern

Die Entwicklung der digitalen Technologie hat in fast allen Branchen ein neues Maß an Effizienz erreicht. In der Geschäftswelt wurde alles verbessert, von der Art, wie Unternehmen kommunizieren, über Buchhaltung, Personalwesen, Marketing und sogar über die Unterzeichnung von Dokumenten. Digitale Signaturen, wie die von Eversign oder Docusign angebotenen, dauerten einige Zeit, bis sie breite Akzeptanz fanden, aber kleine Unternehmen und große Unternehmen setzen die Technologie jetzt ein, anstatt Dokumente hin und her zu verschieben.

Es gibt 10 Möglichkeiten, wie digitale Signaturen wie die von Eversign oder Docusign angebotenen Optionen die Art und Weise, wie Verträge unterzeichnet werden, und ihre Auswirkungen auf kleine Unternehmen verändern.

Änderungen in der Rechtmäßigkeit

Es ist selbstverständlich, dass das wichtigste Element eines Vertrags die gegenseitig akzeptierte Rechtmäßigkeit ist. Sowohl die Unterzeichner als auch die Aufsichtsbehörden müssen der Rechtmäßigkeit zustimmen.

Digitale Signaturen werden seit ihrem Bestehen als legitime und rechtlich verbindliche Vertretung einer Vereinbarung anerkannt. Wo es angebracht ist, haben digitale Signaturen die Definition von "unterzeichnet" in Bezug auf Verträge deutlich geändert.

Zum Beispiel erfüllen alle eSignatures von Eversign die strengen Sicherheits- und Authentifizierungsanforderungen, die nach US- und europäischem Recht erforderlich sind.

Das USIGN-Gesetz für elektronische Unterschriften im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und das Einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA) haben Anforderungen, bevor eine elektronische Unterschrift nach US-amerikanischem Recht als gültig anerkannt werden kann. Dazu gehören die Absicht der Unterzeichnung, die Zustimmung zur elektronischen Geschäftsabwicklung, die Zuordnung der Unterschrift zu den Aufzeichnungen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

Wenn beide Parteien damit einverstanden sind, sind die digitalen Unterschriften dann gültig und rechtsverbindlich.

Änderungen in der Sicherheit

Die Sicherheitsbedrohung in der heutigen digitalen Landschaft ist kein Geheimnis, aber physische Dokumente sind genauso anfällig oder mehr. Zusätzlich zu Diebstahl oder falscher Anordnung kann Papier durch Flut, Feuer oder andere unvorhergesehene Katastrophen beschädigt werden.

Mit digitalen Signaturen schweben Dokumente nicht mehr ziellos herum und warten auf eine Signatur wie ein physisches Dokument. Sobald sie signiert sind, können sie zur sicheren Aufbewahrung digital gespeichert werden. Das Beste ist, dass sie jederzeit und von überall aus erreichbar sind.

Höhere Effizienz bei Multi-Transaktionsverträgen

Die Stärke digitaler Signaturen zeigt sich darin, wie sie die Art und Weise verändert haben, wie mehrere Unternehmen Verträge unterschreiben. Interne und externe Parteien können Verträge ortsunabhängig schneller als je zuvor abschließen. Aufgrund digitaler Signaturen können lokale, nationale und internationale Parteien einen Deal leichter abschließen und den Unterzeichnungsprozess beschleunigen.

Änderungen in Kontrollen und Prüfungen

Digitale Signaturen erleichtern die Verwaltung einer Vielzahl von Aufzeichnungspraktiken. Es werden Verträge schnell zu ausgezeichneten Dokumentationsquellen, unabhängig davon, ob es sich um einen internen Vertrag zwischen Mitarbeitern oder einem externen Vertrag mit einer anderen Organisation handelt.

Die Technologie hat die Art und Weise geändert, wie Verträge verwaltet und archiviert werden, sodass sie sofort für E-Discovery oder bei einer Prüfung zugänglich sind.

Höhere Effizienz bei internen Verträgen

Digitale Signaturen haben auch die internen Abläufe von Unternehmen verändert. Die Effizienz und der Komfort, den die Technologie bietet, haben zu einem dramatischen Anstieg der Nutzung geführt. Immer mehr Unternehmen setzen Verträge ein, um allgemeine Operationen durchzusetzen, für die in der Vergangenheit solche Vereinbarungen nicht erforderlich waren.

Interne Verträge umfassen alles von grundlegenden Aufgaben eines Projekts bis hin zu formellen Vereinbarungen wie Beförderungen und Mitarbeiterverträgen. Digitale Signaturen bieten einen rechtlich verbindlichen Aspekt der Formalität und Verantwortlichkeit für den Arbeitsalltag eines kleinen Unternehmens.

Verbesserung des Image des Unternehmens

Durch die Implementierung digitaler Signaturen wissen Ihre Kunden, Anbieter und Partner, dass Ihr Unternehmen über die neueste Technologie verfügt, um einen Vertrag abzuschließen.

Wenn alle Dinge gleich sind, könnte die Tatsache, dass Ihr kleines Unternehmen digitale Signaturen verwendet, das Unterscheidungsmerkmal dafür sein. Die zusätzlichen Kosten für das Hin und Her eines physischen Dokuments, egal ob lokal, in einem anderen Teil des Landes oder auf der ganzen Welt, sind eine weitere Aufgabe oder ein Aufwand, den jeder lieber vermeiden würde.

Verbesserte soziale Verantwortung der Unternehmen

Ein gewisses Maß an CSR wird von Unternehmen erwartet, wenn sie mit Organisationen verschiedener Branchen eine Partnerschaft eingehen. Mit digitalen Signaturen zeigen Sie Ihr Bewusstsein für die Umweltauswirkungen der Verwendung von Papier und die damit verbundenen Kosten.

Es ist nicht nur das Papier, sondern der Transport eines Dokuments, insbesondere wenn der andere Unterzeichner weit weg ist. All dies hat Auswirkungen auf die Umwelt. In vielen Unternehmen, die bereits papierlos arbeiten, können Sie mithilfe digitaler Signaturen wissen, dass Sie sich in Bezug auf die Umwelt auf der gleichen Seite befinden.

Besseres Zeitmanagement

Die Verwaltung physischer Dokumente ist vor und nach Vertragsunterzeichnung zeitaufwändig. Die physische Unterzeichnung, Bearbeitung und Verwaltung von Papierverträgen sowie die Aufgaben vor und nach der Unterzeichnung bleiben häufig unbemerkt.

Sobald das Dokument unterzeichnet ist, erstreckt sich die Ineffizienz auch auf die Vertragsdauer. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter einen Vertrag zu einem späteren Zeitpunkt sehen, eine Kopie anfertigen und an einen Kunden senden muss, kann der Vorgang mindestens 20 Minuten dauern, um eine Kopie zu finden, zu faxen, eine Kopie zu senden und zurückzulegen. Wenn Sie dies allen Ihren physischen Dokumenten hinzufügen, können Sie sehen, wie sich die Zeit schnell summieren kann. Ein verlorenes oder falsches Dokument wird dabei natürlich nicht berücksichtigt.

Mit digitalen Signaturen ist es so einfach, den Vertrag auf einem Server zu finden und in weniger als einer Minute per E-Mail zu versenden.

Zum Beispiel speichert Eversign Ihre Dokumente nach Fertigstellung sicher und macht sie in Ihrem Eversign-Konto verfügbar. Sie können Ihre Dokumente auch verwalten, indem Sie sie für das automatische Verfallsdatum festlegen, den privaten Speicherort exportieren oder dauerhaft aus dem Eversign-System entfernen.

Besseres Kostenmanagement

Für ein Unternehmen ist die Implementierung einer Richtlinie, die Geld einspart, ohne die allgemeine Effizienz und Funktionalität eines Services zu beeinträchtigen, rundherum großartig.

Digitale Signaturen sind viel billiger. Das Entstehen von Porto-, Kurier-, Lager-, Verwaltungs- und sonstigen Gebühren für die Dokumentenverwaltung ist definitiv ein Plus.

Beschleunigte Unternehmensentwicklung

Digitale Signaturen verändern die Art und Weise, wie ein Unternehmen Verträge abschließt. Durch die Implementierung dieser Lösung wird die Organisation technologisch weiterentwickelt, da auch Lösungen integriert werden müssen.

Digitale Signaturen und Cloud-basiertes Vertragsmanagement arbeiten gut mit anderen Anwendungen zusammen, indem sich wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Ressourcen remote zur Verfügung gestellt werden.

Auf den ersten Blick scheinen digitale Signaturen nur die Art und Weise zu ändern, in der ein Unternehmen Verträge abschließt. Die Tatsache ist jedoch, dass sie die Art und Weise verändern, in der Unternehmen im Allgemeinen besser sind.

Neben der Verbesserung der Vertragsunterzeichnung führen Plattformen wie Eversign oder Docusign neue Effizienzstufen ein, sparen Kosten und verbessern neben anderen Vorteilen das Image des Unternehmens.

Unterzeichnung für den Versand

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