11 Beispiele für Small Business-Dokumente, die in gedruckter Form aufbewahrt werden sollen

Dank moderner Technologie sind viele Büros jetzt fast vollständig papierlos. Wichtige Dokumente werden erstellt, signiert und ausschließlich online gesendet und für den einfachen Zugriff für alle Parteien gespeichert. Obwohl es praktisch ist, alle Ihre Geschäftsunterlagen in digitaler Form zu haben, möchten Sie Ihren Drucker vielleicht noch nicht loswerden. Wir haben ein Expertengremium des Young Entrepreneur Council um folgende Fragen gebeten:

„Viele Geschäfte werden jetzt online abgewickelt, und viele Dokumente werden überhaupt nicht gedruckt. Es gibt jedoch Situationen, in denen ein Ausdruck erforderlich ist. Von welchem ​​Dokument sollten Sie immer eine physische Kopie haben, und warum?

Geschäftsdokumente, die Sie immer drucken sollten

Das sagen die Mitglieder der YEC-Community:

1. Ihre Unternehmenswerte

„Wenn auf Papier gedruckte Artikel gedruckt werden, werden sie immer realistischer. Die Fähigkeit zu berühren und zu fühlen, zu kommentieren oder sogar wegzuwerfen macht sie alle realer. Ich persönlich mag es, wenn Ihre Unternehmenswerte auf Ihrem Schreibtisch gedruckt oder an einer Wand aufgehängt werden und als ständige Erinnerung daran dienen, was Sie sind (und was nicht). “~ Corey Eulas, Factorial Digital

2. Verträge

„Der einzige Dokumenttyp, den Sie meiner Meinung nach immer ausdrucken und online speichern sollten, ist jeder Vertrag. Dies sind wichtige Verhandlungen und rechtliche Dokumente, und Sie wissen nie, wann Sie zurückgehen müssen, um darauf zu verweisen. “- Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.

3. Lizenzen, Genehmigungen und "Erhöhte Siegel" -Dokumente

„Sie sollten Papierkopien von Geschäftslizenzen und Genehmigungen aufbewahren, da Sie in vielen Fällen dazu verpflichtet sind. Außerdem sollten physische Dokumente mit Originalunterschriften oder einem erhöhten Siegel aufbewahrt und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Die Reproduktion von Artikeln mit Siegeln wird nicht ordnungsgemäß in digitaler Form angezeigt und wird von vielen Entitäten nicht als Originaldokument betrachtet. “~ Blair Thomas, eMerchantBroker

4. Notfallpläne

„Es ist wichtig, eine physische Kopie der Informationen oder Prozeduren aufzubewahren, die erforderlich sind, wenn der Zugriff durch den Computer unmöglich ist. Dies könnte Notfallkontaktinformationen, Brandschutzverfahren, Evakuierungsverfahren für Büros und Pläne zur Geschäftskontinuität umfassen. “Roger Lee, Human Interest

5. Deine Ziele

„Ich verwende kein Stift und Papier mehr. Alles ist auf meinem Computer oder meinem Mobilgerät gespeichert. Ich glaube auch daran, grün zu sein und Papier zu sparen. Aber wenn ich ein Stück Papier ausdrucken würde, wäre das mein Ziel. Ich habe eine Liste von vierteljährlichen, jährlichen, dreijährigen und zehnjährigen Zielen, die ich jeden Monat erneut überprüfe, um sicherzustellen, dass ich auf Kurs bin. “~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing

6. Ihr Lebenslauf

„Das einzige Dokument, von dem Sie immer eine physische Kopie haben sollten, ist Ihr Lebenslauf. Es ist immer gut, Ihren Lebenslauf als Referenz in einem Interview bei sich zu haben. Es zeigt auch, dass Sie bereit sind und die Gelegenheit ernst nehmen. “~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc

7. Passwörter

“Behalten Sie eine physische Kopie aller relevanten Passwörter, die Sie den ganzen Tag verwenden. Diese Informationen sollten wahrscheinlich nirgendwo online gespeichert werden, um die Gefahr von Hacking oder Identitätsdiebstahl zu verhindern. “~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance

8. Aktienzertifikate

„Bei der Ausgabe von Lagerbeständen an Geschäftspartner oder Mitarbeiter ist es wichtig, dass Sie eine gedruckte Kopie sowie eine digitale Kopie aufbewahren, falls die gedruckte Kopie verloren geht. In der Regel erhalten Mitarbeiter eine gedruckte Version, sobald sie ihre Option zum Kauf der Aktien ausgeübt haben. “- Syed Balkhi, WPBeginner

9. Alle Dateien, die für Ihren Betrieb entscheidend sind

„Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten, die wir beim Drucken praktisch finden. Dazu gehören unterzeichnete Kundenverträge, Personalakten und halbjährliche Überprüfungen der Mitarbeiter, unsere Handbücher für Unternehmensrichtlinien (eines pro Mitarbeiter), unsere Kernwerte des Unternehmens (mit Stolz aufgehängt), visuelle Dashboards für den Vertrieb, wichtige vierteljährliche Zielfortschritte und die erforderlichen Unternehmensziele. Versicherungen und staatlich vorgeschriebene HR-Buchungen. “~ Joe Beccalori, Interact Marketing

10. Zahlungsbelege

"Digitale Belege sind zwar großartig, aber es ist immer noch gut, wenn sie aus steuerlichen Gründen oder für andere Unterlagen gedruckt werden können, wenn dies erforderlich ist." ~ Serenity Gibbons, NAACP

11. Ihre Visitenkarte

„Ich habe Visitenkarten immer griffbereit. Sie wissen nie, wo oder wann Sie jemanden treffen, der unterwegs ist und wer sich später mit Ihnen verbinden möchte. Ich habe 10 oder mehr an verschiedenen Orten, wie Tasche, Jacke, Auto, Brieftasche, Passinhaber, Schreibtisch und Zuhause. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Karten so einprägsam sind wie Sie. Es ist leicht, sie zu verlieren. Tun Sie also, was Sie können, um etwas zu gestalten, das Ihre Einzigartigkeit widerspiegelt. “~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com

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