7 Tools, die ein hervorragendes Projektmanagement garantieren

Sie können im Geschäft erstaunliche Dinge vollbringen, wenn Sie über die richtigen technischen und sozialen Tools verfügen. Dies gilt insbesondere für die Verwaltung von Unternehmensprojekten.

Mit einigen großartigen Tools, wie zum Beispiel den folgenden, in Ihrem Arsenal sollten Sie in der Lage sein, alle Ihre Projektmanagementanforderungen zu erfüllen.

Hast du alle sieben davon?

Projektmanagement-Software

Dank moderner Technologie ist die Projektmanagement-Software einfacher zu bedienen als je zuvor. Mit den besten Programmen können Sie alle Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite halten, mit interaktiven Zeitleisten, Datenverfolgung, Zeitstempel, Ausgaben für jeden Job, Inhaltserfassung und Delegierungsfunktionen.

Tom Treanor, Director of Marketing bei Wrike, einem Unternehmen für Projektmanagementsoftware, erklärt: „Sie benötigen eine Projektmanagementoption, die das Erstellen von Aufgaben vereinfacht, Teammitglieder durch einfaches Tagging einbezieht und sich in E-Mail- und File-Sharing-Plattformen integriert. Die Verwendung einer hervorragenden Projektmanagement-Software ist einer der Schlüssel, um Ihre Geschäftsziele erfolgreich zu erreichen. “

Gemeinsam nutzbare Plattformen

Jedes Projekt benötigt Zugriff auf Dateifreigabefunktionen, um die relevanten Teammitglieder jederzeit auf dem Laufenden zu halten. Dies ermöglicht den Zugriff auf Dateien vom Projektmanager auf die Teammitglieder und hilft, Projektprobleme zu minimieren und ein ineffizientes Zeitmanagement zu ermöglichen.

Die besten Sharing-Programme haben folgende Eigenschaften:

  • Online und kann von überall aus mit einer Internetverbindung aufgerufen werden
  • Einfache Bearbeitungsfunktionen
  • Die Fähigkeit, das Projekt an die Aufgabe anzuhängen
  • Gemeinsame Nutzung von Funktionen zwischen Mitarbeitern
  • Sicherheitsfunktionen, die Ihre Arbeit schützen und sichern
  • Integration in Ihre Projektmanagement-Software

Zu den am häufigsten verwendeten Freigabeplattformen gehören Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive und Communifire.

Projektanalyse

Damit Ihre Jobs so reibungslos wie möglich laufen, benötigen Sie ein Projektanalysetool, das Daten von der Projektverwaltungssoftware erfasst. Solche Daten verbessern Ihre Effizienz und Verarbeitung.

Für die besten Projektverwaltungsoptionen sind Analysen direkt in die Software programmiert. Sie können jedoch auch separate Alternativen finden, die die Daten für Sie sammeln. Der resultierende Bericht zeigt Ihnen die Zeit und das Geld, die für jedes Projekt aufgewendet werden, die Anzahl der beteiligten Personen, den erforderlichen Kommunikationsaufwand und alle weiteren Informationen, die Sie benötigen, um Prozesse zu rationalisieren und Ihr Endergebnis zu verbessern.

Kommunikationsstandards

Bevor Sie ein Projekt mit Mitarbeitern beginnen, müssen Sie Ihre Kommunikationsstandards definieren. Die meisten Unternehmen verwenden E-Mail für die gesamte Kommunikation. Dies funktioniert jedoch nicht für jedes Unternehmen und jedes Projekt.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, welche Kanäle sie nutzen müssen, wenn sie eine Frage stellen, an Teammeetings teilnehmen, kreative Ideen diskutieren und mit Teamkollegen interagieren.

Beispielsweise möchten Sie, dass alle einfachen Fragen und Teaminteraktionen in der Kommentarfunktion Ihrer Projektmanagement-Software stattfinden. und alle Teambesprechungen finden über Gruppen-Video-Chat wie Google Hangout statt.

Wenn Sie diese Standards zu Beginn definieren, reduzieren Sie unnötige Zeit und Missverständnisse und helfen Ihnen, effizienter zu arbeiten.

Vorlagen

Die meisten Ihrer Projekte fallen wahrscheinlich unter die gleichen Kategorien. Wenn Sie sich beispielsweise auf SEO spezialisiert haben, arbeiten Sie höchstwahrscheinlich mit PPC-Kampagnen, sozialen Signalen und Website-Inhalten.

Damit Projekte reibungsloser ablaufen, können Sie für jede dieser Kategorien Vorlagen erstellen. Es kann am Anfang etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich, wenn die verschiedenen Facetten jedes Projekts effizienter ausgeführt werden und die Arbeit Ihrer Teammitglieder weniger Revisionen erfordert.

Delegierte Verantwortung

Ein häufiger Fluch von Projektmanagern ist der Wunsch, alles selbst zu tun, weil Sie glauben, Sie könnten es richtig machen. Normalerweise ist es einfach nicht möglich, alles selbst zu machen, und zu viel zu tun, führt nur zu minderwertiger Arbeit, wenn Sie alles pünktlich abschließen.

Ein Projekt, das ordnungsgemäß zwischen jedem Teammitglied aufgeteilt wird, ist ein Projekt, das mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich verläuft. Denken Sie daran, dass das Delegieren einer Aufgabe bedeutet, dass Sie den anderen Teammitgliedern vertrauen, um die Arbeit korrekt auszuführen, und dass Sie dieses Vertrauen zeigen müssen, indem Sie nur gelegentlich einchecken und nicht jedes Element des Jobs mikromanagementieren.

Das Delegieren von Verantwortlichkeiten und das Vertrauen darauf, dass Ihre Teammitglieder die Aufgabe erledigen, wird nicht nur Ihre Arbeitsbelastung verringern, sondern auch die Mitarbeiterleistung im Laufe der Zeit verbessern.

Definierte Führung

Der Erfolg der meisten Projekte hängt von einem bestimmten Leiter ab, der die Merkmale eines Profis besitzt. Wenn Sie keinen klaren Führer haben, wird dies zu Verwirrung führen und den Prozess verlangsamen, da Ihre Teammitglieder ihn während der Entscheidungsfindung aus dem Weg räumen, weil niemand für die endgültigen Entscheidungen zuständig ist.

Ein solider Leiter kann die besten Ideen Ihrer Teammitglieder in die Praxis umsetzen und das letzte Wort zu Projektentscheidungen geben. Der Teamleiter sollte auch:

  • Fürsprecher für die Vision
  • Gut kommunizieren,
  • Kommunizieren Sie offen und ehrlich mit allen Mitarbeitern,
  • Begeistern Sie sich für das Projekt,
  • Delegieren ohne Mikromanagement
  • Vertrauen zeigen und starke Entscheidungsfähigkeiten zeigen,
  • Wissen, wie man Probleme löst, wenn sie auftauchen,
  • Feedback geben und loben, wenn es verdient ist,
  • Hören Sie dem Input anderer zu und fördern Sie Kreativität und Ideen.

Eine kompetente Führungskraft ist eines der wichtigsten Instrumente in Ihrem Projektmanagementgürtel. Mit einem definierten Leiter, der bereit ist, mit allen Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, ist ein erfolgreiches Projektmanagement nicht nur möglich

es ist wahrscheinlich.


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