Perfekte Events organisieren

Sie haben sich also für eine Veranstaltung entschieden. Vielleicht für Bildungszwecke, Markenbewusstsein, Networking oder Unterhaltung. Was auch immer der Grund ist, Sie haben nicht viel Zeit, um sich dem zu widmen, aber Sie möchten professionell aussehen und die Zeit für das Verwalten der Veranstaltungsdetails minimieren.

Die Planung einer Veranstaltung ist ein Prozess, der sowohl herausfordernd als auch zeitaufwändig sein kann, jedoch für Unternehmen eine sehr effektive Möglichkeit ist, ihre Waren und Dienstleistungen zu bewerben. Zu den Herausforderungen zählen die Auswahl eines Ortes, das Verwalten von Einladungen, das Verwalten von Antworten und das Verfolgen von Zahlungen.

Sehen Sie sich die folgenden Tipps an, um diese Herausforderungen zu meistern und Ihre Veranstaltungsvision in eine außergewöhnliche Realität zu verwandeln :

Plan für den Erfolg

Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe, wenn Sie ein Ereignis planen. Das "Wann" und "Wo" sind wichtige Überlegungen zur Maximierung der Anwesenheit. Für jede Veranstaltung sollten Sie zwei Ziele festlegen: das, was Sie hoffen zu erreichen, und das, was Sie von Ihren Teilnehmern hoffen. Diese Planungstipps helfen Ihnen dabei, Ihre Anstrengungen zu fokussieren, effektiv zu kommunizieren und allen Beteiligten eine sinnvolle Erfahrung zu bieten.

Einladungen - Machen Sie es persönlich

Es besteht eine sehr gute Chance, dass der erste Eindruck Ihres Kunden über Ihre Veranstaltung aus Ihrer E-Mail-Einladung resultiert. Daher muss Ihre Einladung einladend sein. Ihre Einladung sollte professionell aussehen und die grundlegenden Informationen zu Ihrer Veranstaltung vermitteln. Hier sind einige Tipps, wie Sie tolle Online-Einladungen versenden können:

  • Es ist wichtig, Ihre Liste zu segmentieren. Sie möchten die Personen einladen, die am meisten interessiert sind.
  • Personifizieren Sie es (schließen Sie Namen der eingeladenen Personen ein).
  • Brennen Sie die Einladung mit dem Logo und den Farben Ihres Unternehmens. Ihre Kunden sollten wissen, dass es von Ihnen kommt, ohne ein einziges Wort zu sehen.
  • Geben Sie den Zweck und die Vorteile Ihrer Veranstaltung an.
  • Machen Sie genaue Angaben zu Wo, Wann und Kosten der Veranstaltung sowie Kontaktinformationen.
  • Fügen Sie, falls möglich, eine Karte und Wegbeschreibungen hinzu.

Proaktiv fördern

Einladungen können nicht ausreichen, um ein volles Haus zu garantieren. Es gibt einige zusätzliche Schritte, die dazu beitragen können, das Bewusstsein zu steigern, die Teilnahme zu fördern und Plätze für Ihre Veranstaltung zu besetzen. Vorschläge beinhalten:

  • Eine eventspezifische Website. Hier können Sie alle Details der Veranstaltung auflisten: Allgemeine Beschreibung, Zweck, Gebühren, Aktivitäten, Links zu anderen Websites, besondere Gäste und zusätzliche Ressourcen.
  • Stellen Sie wie bei der ursprünglichen Einladung sicher, dass alle Werbeaktionen Ihre Marke, Ihr Firmenlogo und Ihre Farben beinhalten.
  • Wenn die Veranstaltung für die Öffentlichkeit zugänglich ist, sollten Sie Ihre Veranstaltung auf Websites sozialer Netzwerke promoten. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Social Networking Werbemittel wie E-Mail-Einladungen ergänzt. Ich finde, dass ich die Teilnahme um mindestens 10% oder mehr steigern kann, indem ich soziale Netzwerke in den Mix einbeziehe.
  • Denken Sie daran, in den Tagen vor der Veranstaltung eine Erinnerung zu senden.
  • Fügen Sie einen Veranstaltungskalender hinzu, um zukünftige Ereignisse zu bewerben.
  • Erfassen Sie mehr als nur Standardinformationen für zukünftige Marketingaktivitäten.
  • Wenn für Ihre Veranstaltung Gebühren anfallen, sammeln Sie diese bei der Registrierung. Durch die elektronische Erhebung von Gebühren werden Sicherheitsrisiken beim Verwalten und Speichern von Kreditkartennummern auf Ihrem eigenen Computer vermieden. Und wenn Sie Registranten dazu bringen können, zum Zeitpunkt der Registrierung zu zahlen, erhalten Sie eine feste Zusage von diesen Personen, dass sie an der Veranstaltung teilnehmen werden.
  • Wenn Sie Gebühren erheben, geben Sie immer eine Rückerstattungsrichtlinie an.

Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge

Kleine Unternehmen sollten ihre Marke wertschätzen und bei der Kommunikation mit ihren Kunden und Interessenten Professionalität anstreben. Ein Werkzeug für den professionellen Einsatz bietet die beste Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wie beim E-Mail-Marketing und bei der Online-Umfrage stehen Ihnen Online-Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Veranstaltung planen, verfolgen und verwalten können.

Es zählen

Es besteht immer die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung im Nachhinein zu verbessern. Aktivitäten nach der Veranstaltung können nützliche Informationen darüber enthalten, was funktioniert hat und wie Sie Ihre nächste Veranstaltung verbessern können.

  • Verfolgen Sie die Teilnehmer und die Nichtteilnehmer.
  • Senden Sie eine zeitnahe Folgekommunikation mit den Highlights der Veranstaltung, Bildern und einer Gesamtübersicht.
  • Führen Sie nach den Veranstaltungen eine Umfrage unter den Teilnehmern durch, um ihre Erfahrungen bei der Veranstaltung festzuhalten.
  • Fragen Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung nach Verbesserungsmöglichkeiten.

Von der Planung vor der Veranstaltung bis zur Analyse nach der Veranstaltung kann eine erfolgreiche Veranstaltung von der richtigen Online-Lösung profitieren. Wenn Sie diese Vorschläge befolgen, können Sie in kürzerer Zeit produktiver sein, professionell aussehen und Ihren Teilnehmern ein zufriedenstellendes Veranstaltungserlebnis bieten.

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