Was ist eine gehostete Telefonanlage und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Hosted PBX (Private Branch Exchange) ist ein Telefonvermittlungssystem, auf das über ein Cloud-basiertes IP-Netzwerk zugegriffen werden kann. Da es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt, wird der Zugriff auf diese Telefonielösung vollständig über das Internet gewährt, wodurch die Hardware- und Softwarekosten gesenkt werden.

Es gibt viele Gründe, warum Sie plötzlich überall den Namen "Hosted PBX" (auch als Cloud PBX und Hosted VoIP bezeichnet) sehen oder hören. Sie ist heute schnell zu einer der beliebtesten Sprachkommunikationslösungen für Unternehmen geworden, da sie die Kosten erheblich senkt und den Benutzern eine Reihe von Funktionen bietet, mit denen herkömmliche TK-Anlagen nicht konkurrieren können.

Hosted PBX ist eine Lösung, die vollständig außerhalb des Standorts verwaltet wird, sodass Unternehmen nicht mehr in teure Infrastruktur, Software und Schulungen investieren müssen. Es ist schnell eingerichtet und implementiert, in einigen Fällen sogar Benutzern innerhalb von weniger als einem Tag Zugriff gewährt, und in erster Linie bei Wartungsarbeiten (dank Cloud-basiert).

Nachdem Sie nun wissen, welche gehostete Telefonanlage ist, fragen Sie sich vielleicht, wie es funktioniert. Es ist eigentlich ziemlich einfach, wenn Sie die wesentlichen Funktionen verstanden haben.

So funktioniert der gehostete PBX-Dienst

Das folgende Diagramm zeigt einen vereinfachten Ablauf der Funktionsweise des gehosteten PBX-Systems (auch als gehostetes VoIP bezeichnet):


Bei einer herkömmlichen Telefonanlage ist Ihr Bürotelefonsystem mit einer Standardtelefonleitung (PSTN oder POTS) verbunden. Es wurden festverdrahtete Telefonsysteme zum Senden von Kommunikationsdaten verwendet. Daher ist Ihr Telefon normalerweise darauf angewiesen, dass Kupferkabel in und um das Gebäude herum verlaufen, um sicherzustellen, dass alles angeschlossen ist.

Das hat sich mit der Implementierung der gehosteten PBX geändert, die Ihr Telefon mit einem Modem verbindet, das das Internet zum Senden von Daten verwendet. Dadurch wird die kostspielige Infrastruktur der Vergangenheit völlig vermieden.

Die Informationen, die über das IP-Netzwerk übertragen werden, werden in die Cloud übertragen, wo sie schließlich zum Rechenzentrum Ihres Sprachanbieters gelangen. Das Rechenzentrum fungiert eher als Server, der Sie mit der Plattform Ihres Providers verbindet, einer Plattform, die über mehrere verschiedene Rechenzentren gespiegelt wird.

Sobald Ihr Anruf durch das Rechenzentrum geleitet wird, wird er in die Cloud zurückgeschoben und Ihrem Endanrufer über das von ihm verwendete Netzwerk übermittelt (VoIP vs PSTN).

Gehostete PBX-Plattformen

Server in Rechenzentren werden zum Hosten der Daten verwendet, die auf der Plattform gespeichert sind, auf die der Endbenutzer zugreift. Im Allgemeinen verfügt jeder Anbieter über eine eigene Plattform oder ein eigenes Benutzerportal, das er speziell für diese Verwendung entwickelt hat.

Diese Plattform ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Funktionen ändern, Telefonnummern aktualisieren oder hinzufügen und vorhandene Dienste stornieren. Sie müssen nicht auf Ihren Provider warten, um all diese Dinge für Sie zu erledigen.

Das Beste an der Plattform: Sie können sofort Änderungen vornehmen. Wie einfach ist das? Sie müssen lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in die Online-Plattform eingeben und auf ein anbieterbasiertes Dashboard zugreifen. Speichern Sie dann Ihre Änderungen. TA-DA, Ihre Telefoneinstellungen wurden aktualisiert!

Ein weiterer Vorteil einer in der Cloud funktionierenden Telefonleitung besteht darin, dass Sie von überall auf Telefonanrufe zugreifen können. Hosted PBX (in Verbindung mit Ihrem VoIP-Provider) ermöglicht den Anschluss einer Leitung an Ihr IP-Telefon, Ihr Mobiltelefon, Ihr Heimtelefon oder Ihren Laptop. Wenn Sie die richtige Software installiert haben, müssen Sie sich lediglich anmelden und einige Einstellungen aktualisieren.

Zusätzliche Flexibilität bei Kommunikationsdiensten ist einer der Gründe, warum gehostete Telefonanlagen mit den Unternehmen so schnell wachsen. Sie bietet nicht nur eine Reihe von Vorteilen und Funktionen, sondern ermöglicht Ihnen auch die Implementierung einer VoIP-Lösung, die Ihr Geschäft revolutionieren kann.

Zunächst ist es jedoch wichtig, den Unterschied zwischen gehosteten und herkömmlichen Telefonanlagen zu verstehen, damit Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können.

Hosted PBX im Vergleich zu herkömmlichen PBX

Eine einfache Erklärung für den Unterschied zwischen gehosteten PBX-Systemen und herkömmlichen PBX-Anlagen besteht darin, dass letztere immer noch die Verwendung von Vor-Ort-Geräten erfordern (Hosted tut dies nicht).

Beide haben ihre Vor- und Nachteile, aber der größte technische Unterschied besteht darin, wie Daten übertragen werden. Bei gehosteten PBX-Systemen werden diese Daten über eine IP-Leitung durch die Cloud geleitet, was einige begehrte Funktionen eröffnet, die Unternehmen heute nutzen. Dies ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die noch nicht wissen, wie sie im Laufe der Zeit skaliert werden sollen, da sie flexibel und einfach anzupassen sind, wenn Sie sich noch in einer Wachstumsphase befinden.

Darüber hinaus ist die Implementierung viel einfacher, wenn Sie über mehrere Remote-Mitarbeiter verfügen oder keine herkömmlichen Büroräume haben. Da Anrufe über die Cloud geleitet werden, können Sie von praktisch jedem Gerät aus auf die ganze Welt zugreifen. Dies erfolgt einfach über Softphones oder durch Herunterladen von mit VoIP verbundenen Tools wie der Nextiva App (unten).
Eine herkömmliche Telefonanlage verfügt im Allgemeinen über eine mehrzeilige Erweiterung, die physisch an einen Server im Büro angeschlossen ist. Oft ist eine Empfangsdame oder ein Büromanager dafür verantwortlich, Anrufe manuell zu beantworten und zu leiten.

Unternehmen nutzen diese Option immer noch, wenn sie die volle Kontrolle über ein großes Bürotelefonsystem haben möchten.

Große Unternehmen, die integrierte Anpassungen benötigen, die sich keine Sorgen um die laufenden IT-Wartungskosten machen, bleiben in der Regel bei herkömmlichen PBX-Systemen. Traditionelle TK-Anlagen stellen jedoch auch ihre eigenen Herausforderungen.

Herausforderungen herkömmlicher PBX-Systeme

Eine der größten Herausforderungen einer herkömmlichen Telefonanlage ist die Wartung und Instandhaltung, die zur Pflege eines komplexen Systems erforderlich sind. Es ist nicht immer leicht, herauszufinden, wo ein Problem entsteht. Dies bedeutet, dass der Verantwortliche des Systems viel Zeit für die Fehlersuche aufwenden kann.

Was uns zu einem anderen Punkt bringt. Die Verantwortung für ein solches System kann eine Vollzeitaufgabe sein. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen ein Jahresgehalt für jemanden ausgeben kann, dessen gesamte Aufgabe darin besteht, das System vorwärts und rückwärts zu verstehen, und ständig über Änderungen, Updates und Ergänzungen informiert ist. Dies ist eine kostspielige Herausforderung, wenn Sie bedenken, wie viel es kostet, jemanden zu beschäftigen.

Neben dem Einsatz eines Vollzeitmitarbeiters für die Verwaltung Ihrer traditionellen TK-Anlage sind die Anlaufkosten wesentlich höher als für gehostete TK-Anlagen. Wartung und Instandhaltung können zusätzliche Kosten sein, die Jahr für Jahr in Angriff genommen werden.

Und dann ist da noch Platz. Bei noch fest verdrahteten Telefonen benötigen Sie wahrscheinlich Platz vor Ort (normalerweise ein Server-Schrank), in dem sich Ihre physischen Geräte und verdrahteten Telefonleitungen befinden.

Warum eine herkömmliche Telefonanlage verwenden?

Daher fragen Sie sich vielleicht, warum jemand eine herkömmliche Telefonanlage verwendet, wenn es diese besonderen Herausforderungen mit sich bringt. Es gibt einige Gründe, warum Unternehmen dieses System weiterhin implementieren könnten, darunter:

  • Alle ihre Mitarbeiter befinden sich vor Ort und arbeiten nicht in einer abgelegenen Kapazität
  • Sie sind ein großes Unternehmen, das die Anschaffungskosten der Infrastruktur bewältigen kann
  • Sie verfügen bereits über ein großes IT-Personal und erledigen alle Wartungs- und Systemupdates selbst

Die Vorteile von Hosted PBX

Beim Vergleich der beiden werden Sie feststellen, dass die gehostete Telefonanlage weit mehr Vorteile bietet, als die Leute von einer herkömmlichen Telefonanlage erwarten. Das ist, weil es eine ganze Menge von ihnen zur Auswahl gibt. Auf einen Blick sind hier nur einige Vorteile der Umstellung auf eine gehostete TK-Anlage im Vergleich zu einer herkömmlichen TK-Anlage:

  • Geringere Einführungskosten im Vorfeld
  • Niedrigere Support- und Wartungskosten
  • Die Möglichkeit, Anrufe an ein beliebiges Telefon oder Gerät weiterzuleiten
  • Unterstützt verteilte Mitarbeiter
  • Leicht skalierbar (wächst mit Ihrem Unternehmen)
  • Unterstützt eine sehr hohe Anrufkapazität
  • Die Möglichkeit, zahlreiche Besonderheiten hinzuzufügen
  • Einfache Integration von Verbindungen mit anderen UCaaS-Tools

Remote / Reise Mitarbeiter

Die gehostete Telefonanlage ist für viele kleine und wachsende Unternehmen die erste Wahl, weil sie so flexibel sind, dass die Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten müssen. Mit VoIP können sich Mitarbeiter bei einer App anmelden, ihre Telefonnummer in den Remote-Modus versetzen und ihre Anrufe sofort an ein beliebiges Gerät weiterleiten. Wenn Sie möchten, dass ein Anruf direkt auf Ihr Mobiltelefon geht oder ein Anruf von Ihrem Laptop abgerufen wird, macht VoIP dies überall auf der Welt möglich.

Was ist nötig, um dies zu erreichen? Einfach: ein VoIP-Dienstanbieter und eine zuverlässige Internetverbindung. Wenn diese beiden Faktoren zusammenkommen, kann eine gehostete PBX etwas erreichen, was die herkömmliche PBX niemals erreichen konnte.

Schnelle Einrichtung und einfache Wartung

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Einrichtungszeit und die einfache Wartung des Systems. Im Gegensatz zu herkömmlichen TK-Anlagen können gehostete TK-Anlagen innerhalb einiger Tage eingerichtet werden, manchmal sogar an dem Tag, an dem Sie sie bei Ihrem Provider bestellen. Das Setup erfordert keine Infrastruktur vor Ort (wie Server-Schränke oder Rechenzentren), wodurch die Wartung der gesamten Lösung vereinfacht wird.

Sie werden sich daran erinnern, dass es bei der traditionellen Telefonanlage manchmal erforderlich war, dass ein Unternehmen einen vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter anstellte, der im System geschult wurde und gegebenenfalls Änderungen vornehmen oder Probleme beheben konnte. Hosted PBX nimmt dieses Bedürfnis weg und spart den Unternehmen ein Vollzeitgehalt, das sonst ihren Telekommunikationskosten zugerechnet worden wäre.

Beispiellose Flexibilität

Mit Hosted PBX kann ein Unternehmen seine Anrufeinstellungen blitzschnell ändern. Auf dieselbe Weise kann sich ein Mitarbeiter bei einer App anmelden und seine Telefonnummer auf einfache Weise an ein neues Gerät weiterleiten. Hosted PBX macht den Zugriff auf Funktionen wie Anrufweiterleitung, Konferenzbrücken, Anrufer-ID und Voicemail auf SMS so einfach wie das Ein- und Ausschalten einer Schaltfläche.

Bei der Aktualisierung von Funktionen und Einstellungen für eine herkömmliche Telefonanlage gab es immer einen Mittelsmann. Unternehmen mussten Sprachanbieter anrufen, um die gewünschten Optionen zu implementieren (manchmal gegen Aufpreis). Die gehostete Telefonanlage hat die Flexibilität und die vollständige Anrufsteuerung in die Hände des Benutzers gelegt.

Ein Service, auf den Sie zählen können

Für Unternehmen ist Zuverlässigkeit der größte Vorteil.

Hosted PBX ist, da es sich nicht um ein physisches Festnetz oder einen Server vor Ort handelt, der viele Probleme haben kann, nahezu unaufhaltsam, unabhängig von der Naturkatastrophe oder dem physischen Schaden, der ein Geschäftsjahr über das Jahr hinweg beeinträchtigt. Mit Backup-Optionen wie Failover-Redundanz oder so etwas wie festem Wireless können Unternehmen Wege finden, um sicherzustellen, dass sie immer betriebsbereit sind.

Wenn Sie nicht müssen, dass Ihr Provider auftaucht und Probleme für Sie beseitigt, ist dies nur eine weitere Kostenersparnis. Tatsächlich können Hosted PBX im Vergleich zu anderen Systemen bis zu 60% einsparen.

Grund genug für einen Wechsel. Wenn Sie über den richtigen Anbieter verfügen, können Sie mit gehosteter Telefonanlage sogar noch mehr Leistung erhalten.

VoIP-Anbieter und was sie tun

Das Pairing Ihrer gehosteten Telefonanlage mit dem richtigen VoIP-Provider kann einen großen Unterschied machen. Mit so vielen von ihnen auf dem Markt und ihrem Zustrom an Funktionen und Vorteilen kann es schwierig sein, den richtigen Anbieter für Sie zu finden. Deshalb haben wir es leicht gemacht.

Die untenstehende Grafik zeigt fünf der beliebtesten VoIP-Anbieter und vergleicht die von ihnen angebotenen Funktionen. Zu den von uns hervorgehobenen Unternehmen zählen Nextiva, Vonage Business, RingCentral, Mitel und 8 × 8, Inc.

Ein kurzer Blick und Sie können bereits sehen, dass VoIP Benutzern mehr Optionen und Funktionen bietet, als dies bei herkömmlichen Telefonsystemen der Fall war.

Die meisten dieser Unternehmen bieten die Standardfunktionen wie automatische Weitervermittlung, Besetztlampenfeld und Anrufweiterleitung, die Benutzer normalerweise mit ihren Sprachdiensten erwarten. Wenn Sie die Liste durchgehen, werden Sie feststellen, dass einige Anbieter einige aufregende Funktionen fehlen.

Ruf Flüstern an

Call Whisper zum Beispiel wird nicht auf der ganzen Linie angeboten. Call Whispering ist kein so beliebtes Feature wie andere, aber es kann eine große Hilfe für Unternehmen sein, die verschiedene Kampagnen durchführen. Benutzer haben die Möglichkeit, eine kurze Nachricht einzurichten, wenn sie einen eingehenden Anruf annehmen. Diese Nachricht kann eine motivierende Aussage sein, spezifische Details zum Anruf selbst oder sogar eine Erinnerung daran, welche Werbeangebote sie beim Anruf anbieten sollen.

Dies ist eine Funktion, die möglicherweise nicht für jedes Unternehmen richtig ist, aber für das richtige sehr hilfreich sein kann. In diesem Fall wird es nur von Nextiva und einigen anderen angeboten.

Integrationsfähigkeiten

Außerdem können Sie Ihr VoIP mit interner Software integrieren, die Ihr Unternehmen möglicherweise verwendet, wie z. B. CRM oder Kundenservice-Systeme. In diesem Fall kann eine Integration in ein Zendesk-System für Unternehmen, die über Call Center verfügen, oder für ein Unternehmen, in dem täglich Kunden-Support-Tickets angeboten werden, ein großer Bonus sein. Wie Sie sehen, bietet auch nicht jedes Unternehmen diese Integrationen an.

Auswahl des richtigen gehosteten PBX-Anbieters

Wie Sie sehen, kann die Partnerschaft mit dem richtigen VoIP-Anbieter für Sie eine VoIP-PBX-Lösung einen großen Unterschied in Ihren Unternehmenszielen bewirken. Bevor Sie eine gehostete PBX-Lösung implementieren, müssen Sie die für Sie wichtigsten Funktionen auswählen und dann die Anbieter suchen, die genau das bieten, was Sie benötigen.

Mit Genehmigung erneut veröffentlicht. Original hier.

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