Das A bis Z von Business-Telefonanlagen

Geschäftskommunikationssysteme sind die Mittel, mit denen Unternehmen Informationen weitergeben. Dies kann intern, bei Mitarbeitern oder bei der Öffentlichkeit und bei Kunden sein. Die grundlegendste Form eines Kommunikationssystems ist der E-Mail-Support und / oder das Telefon. Robustere Business-Kommunikationssysteme unterstützen Instant Messaging, Videokonferenzen und Audioübertragungen über das Internet.

Wie Unternehmen entscheiden, zu kommunizieren, bestimmt auch die Wirksamkeit dieser Kommunikation. Dies kann durch Text, Audio, Video oder ein System erfolgen, das alle drei Funktionen nutzt. Bei der Wahl eines Kommunikationssystems ist es wichtig zu wissen, dass Kommunikation nicht nur Reden ist. Während das Sprechen Informationen vermitteln kann, bedeutet dies nicht immer, dass die Person, mit der gesprochen wird, die Informationen versteht.

Sprechen, Zuhören und Antworten sind wichtige Bestandteile der Kommunikationssysteme eines Unternehmens. Wenn kein System vorhanden ist, das den Prozess des Empfangs von Rückmeldungen und der Reaktion auf diese Rückmeldungen zulässt, ist das Kommunikationssystem nicht effektiv.

Warum sind effektive Kommunikationssysteme wichtig?

Wenn die Kommunikation wirksam ist, wird die Nachricht klar übermittelt und empfangen sowie verstanden. Die kommunizierende Person kann nicht immer wissen, ob die Nachricht verstanden wurde.

Warum bricht die Geschäftskommunikation zusammen?

Wenn Kommunikationsstörungen auftreten, hat dies häufig einen der folgenden Gründe:

  • Die Botschaft wurde nicht klar in verständlicher Sprache übermittelt.
  • Es gab eine sprachliche oder kulturelle Barriere zwischen der Nachricht und dem Empfänger.
  • Der falsche Modus wurde ausgewählt, um die Nachricht zuzustellen.
  • Die Nachricht schien für den Empfänger nicht wichtig genug zu sein, um sich daran zu erinnern.
  • Es gab eine Ablenkung, die dazu führte, dass der Empfänger sich nicht auf die Nachricht konzentrierte.

Wie wirkt sich dies auf Ihr Endergebnis aus?

Es ist zwar nicht immer leicht, die Ergebnisse guter geschäftlicher Kommunikationssysteme zu quantifizieren, schlechte Kommunikation ist jedoch mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden. Laut der Society for Human Resource Management gab eine Umfrage unter 400 Unternehmen mit jeweils 100.000 Beschäftigten einen durchschnittlichen Verlust pro Unternehmen von 62, 4 Millionen USD pro Jahr an. Dies war vor allem auf die unzureichende Kommunikation zwischen und mit den Mitarbeitern zurückzuführen.

Kleinere Unternehmen mit 100 Mitarbeitern verlieren durchschnittlich 420.000 USD pro Jahr. Das ist nur der Verlust durch interne Kommunikation! Wenn Sie dies auf die Kundenkommunikation ausweiten würden, ist es nicht schwer vorstellbar, wie viel höher dies sein könnte.

Arten von Geschäftstelefonsystemen

Seit dem ersten Telefonanruf von Alexander Graham Bell im Jahr 1876 hat das Telefon einen langen Weg zurückgelegt. Seit Jahrzehnten erhielten Geschäftsleute Telefonanrufe und telefonierten über eine Leitung an einem Schreibtisch. Nachdem das Telefon allgegenwärtiger geworden war, ermöglichte es Call Centern den Kunden, Kunden ohne hauptamtliche Mitarbeiter zu erreichen.

Voicemails haben sichergestellt, dass Sie Ihre Nachricht auch mit einem Besetztzeichen auf der Gegenstelle weiterleiten. Schließlich ermöglichte die vollständige Übernahme des Mobiltelefons die Kommunikation zwischen Unternehmen, ohne dass ein Festnetzanschluss an einer Leitung an einem Arbeitsplatz angeschlossen war. Dadurch können Unternehmen aus der Ferne und auf globaler Ebene operieren. Dies ermöglichte es auch, dass eine entfernte Belegschaft oder ein Unternehmer von unterwegs aus telefonieren konnte.

1) Kommerzielle Geschäftstelefonsysteme

Unternehmen können heutzutage aus verschiedenen Arten von kommerziellen Telefonsystemen auswählen, beispielsweise PABX / PBX, Schlüsselsystem und VoIP-Telefonsysteme .

2) PABX / PBX

Eine private automatische Nebenstellenanlage (PABX) wird heutzutage meist nur als private Nebenstellenanlage (PBX) bezeichnet . Ursprünglich erforderte der „Austausch“ den Einsatz eines Live-Betreibers. Nun erfolgt die Weiterleitung eines Anrufs automatisch. PBX-Telefonsysteme sind als gehostete, virtuelle oder On-Premise-Lösungen verfügbar, mit denen viele Benutzer eine Leitung gemeinsam nutzen können, um Anrufe zu tätigen.

3) Schlüsselsystem

Das Schlüsselsystem ist ein weiterer wichtiger Typ von Telefonsystem auf dem heutigen Markt, der für kleinere Unternehmen am besten geeignet ist. Ein Tastensystem verfügt über Telefone mit mehreren Tasten ("Tasten") und Leuchtanzeigen, die angeben, welche Leitungen verwendet werden. Hierbei handelt es sich um ein geschäftliches Kommunikationssystem, das Hold-Tasten, Gegensprechanlagen, Freisprecheinrichtungen, Wartemusik und Speicherwahl verwendet.

4) VoIP-Telefonanlagen

Dies ist die nächste Generation der Geschäftskommunikation, die die Übertragung von Telefongesprächen über das Internet anstelle des herkömmlichen Festnetzes ermöglicht. VoIP (ausgesprochen "voyp") spart Geld, da herkömmliche Ferngespräche nicht anfallen. Für die Mitarbeiter fallen keine zusätzlichen Infrastrukturkosten an, wie z. B. einzelne Deskphones.

VoIP nutzt alle Fortschritte der früheren Zeitalter der digitalen Unternehmenskommunikationstechnologie. Benutzer können Funktionen wie Chat, Konferenzen, Instant Messaging, Fax und vieles mehr in einem System nutzen.

So wählen Sie das richtige Business-Kommunikationssystem aus

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl aus den Optionen Ihres Geschäftskommunikationssystems die folgenden Situationen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr System Ihren Anforderungen entspricht.

  • Remote-Arbeit - Die internetbasierte Kommunikation ermöglicht die Verwendung von Handheld- und tragbaren Geräten. Tätigen Sie von überall aus nationale oder internationale Anrufe und vermeiden Sie das Bezahlen herkömmlicher Ferngespräche.
  • Zusätzliche Funktionen - Können Sie bequem ein Tastensystem verwenden, um Personen in die Warteschleife zu versetzen, Anrufe zu übergeben oder zu sehen, welche Leitungen belegt sind? Durch die internetbasierte Kommunikation können Sie zusätzliche Funktionen wie Anklopfen, Anrufer-ID und Voicemail verwenden. Sie benötigen jedoch kein Tastensystem, wie Key Systems. VoIP-Systeme ermöglichen Videokonferenzen, Chats, Sofortnachrichten und andere Funktionen, die dasselbe Internetsystem verwenden, mit dem Sie Ihre E-Mails abrufen.
  • Komfort und Flexibilität - Bei Desk-basierten Systemen muss ein Bediener an seinem Schreibtisch sein, um Anrufe tätigen, entgegennehmen oder weiterleiten zu können. Wenn Ihnen Komfort und Flexibilität wichtig sind, sollten Sie internetbasierte Systeme in Betracht ziehen, für die diese Einschränkungen nicht gelten.

Wie sich Kommunikationssysteme entwickelt haben

Telekommunikationsmethoden haben durch die Jahrhunderte astronomische Sprünge gemacht. Angefangen beim Telegraphen über das Telefon, Radio, Fernsehen und jetzt auch E-Mail, Instant Messaging, Video und Audio. Vor Jahrzehnten hat ein Geschäftsinhaber ein Memo diktiert, das dann an jeden Mitarbeiter weitergegeben wurde. Der Führungsstil war von oben nach unten, und die Mitarbeiter akzeptierten dies oder gingen weiter.

Heutzutage ermöglichen Tools wie Gruppen-E-Mails, Gruppen-Chats und interne Messaging-Tools eine viel weniger hierarchische Form der Unternehmensführung. Die Mitarbeiter haben jetzt eine einfachere Möglichkeit, zu reagieren und daran teilzunehmen. Durch diese Öffnung der Kommunikation fühlen sich die Mitarbeiter auch wertvoller.

Die offenere Kommunikation hat auch Vorteile für den Unternehmer oder Manager. Sie sind leicht in der Lage, eine Echtzeitansicht des Betriebs von Geschäftsprozessen zu erhalten.

Datenkommunikation damals und jetzt

Die Datenkommunikation hat im Laufe der Jahre viele Fortschritte gemacht. Das Radio begann 1920. 1947 normalisierte sich der Rundfunk. Im Jahr 1963 wurde der erste geosynchrone Kommunikationssatellit gestartet. Die erste E-Mail wurde 1965 an das Massachusetts Institute of Technology gesendet.

Die erste Iteration des Internets wurde 1969 online gestellt. 1976 traten die ersten Personal Computer der Welt in Erscheinung. Frühe Anwender begannen 1981 mit dem ersten Mobiltelefon.

Die erste SMS wurde 1992 verschickt. Internet-Radiosendungen wurden 1994 online geschaltet. Skype wurde 2003 eingeführt. Das iPhone wurde 2007 eingeführt. Wie Sie sehen, wurden Fortschritte im Laufe der Jahre immer weniger. Heutige Geschäftskommunikationssysteme sind in der Lage, alle Innovationen, die es zuvor gab, in irgendeiner Form zu nutzen. In einem modernen Unternehmenskommunikationssystem vereinen sich alle zu einem webbasierten All-in-One-System.

Zusammenfassung

Gute Geschäftskommunikationssysteme steigern die Geschäftsrentabilität auf verschiedene Weise. Eine gute Kommunikation ermutigt die Mitarbeiter dazu, die Verantwortung für ihre Handlungen zu übernehmen, und es ermöglicht jedem im Team, „auf derselben Seite“ zu sein. Dadurch können sich die Kunden respektiert und sachkundig fühlen. Auf der anderen Seite zahlen Unternehmen für schlechte Kommunikation, sowohl für verlorenes Geld als auch für entgangene Chancen.

Mit Genehmigung erneut veröffentlicht. Original hier.

Weitere Informationen zum Small Business Summit Vorherige Artikel

Weitere Informationen zum Small Business Summit

Neuer Wix-Web-Editor wurde gestartet, um die Erstellung von Websites zu vereinfachen Vorherige Artikel

Neuer Wix-Web-Editor wurde gestartet, um die Erstellung von Websites zu vereinfachen

Beliebte Beiträge